国家自然科学基金是中国支持基础研究和应用基础研究的主渠道,同时也是全国广大科研人员赖以生存和发展、获得学术成长的最重要的资助来源。除了“杰出青年基金”、重点项目等资助名额有限的项目之外,基金委的面上基金、青年基金因为覆盖面广、获资助者多,是与广大普通科研人员最密切相关的项目,同时也是获得认同感最高的项目类型,被中国科学界视为公平、公正的资助体系。

基金申请既然是最公平公正的,那么申请书的质量就是决定成败的最关键因素。而申请书的质量,其实质反映在科学问题是否凝炼到位,研究内容和研究目标是否切中科学问题,技术路线和研究方案是否具体可行,申请人是否具有前期良好的研究基础,研究条件是否具备等各方面的综合体现。申请书是科研人员根据自己的研究基础和思考进行撰写的,是基金申请的主体,但是,依托单位的基金管理人员在基金申请书的审核阶段也可充分发挥主观能动性,一方面为基金申请书的真实性把关,另外一方面可以根据自身的经验给申请人特别是年轻的科研人员提出修改意见,完善申请书的内容和形式,提高成功率。

作者本人曾经经历过四个角色(基金申请人、基金委兼聘人员、基金申请书函评专家和依托单位基金管理人员),对基金申请和评审过程有一些心得体会。作为基金申请人,经历过前两次申请均无功而返但最终“事不过三”,在第三次申请时终于申请成功;作为基金委兼聘人员,曾经参与过基金委基金管理的全过程,对申请书审核、专家遴选、综合排名等过程比较清楚;作为基金申请书函评专家,对评审和评语撰写有自己的理解;作为依托单位基金管理人员,对申请书的审核、提交、基金过程管理比较熟悉。正因为自己的经历比较丰富,所以作为一个依托单位基金管理人员,常常在审核本单位提交的申请书时容易“错位”,不仅对申请书的形式负责,还对申请书的内容和质量比较在乎,常常提出一些修改意见。这样做虽然增加了自己的工作量,但是成效还比较显著。通过2008-2011年4个年头依托单位基金管理人员的工作,现将在基金申请书审核过程中发现的常见问题、需要注意的事项归纳总结如下。为便于叙述,特以一份申请书为蓝本从头到尾进行阐述。

一、仔细阅读项目指南和申请书撰写提纲

一年一度的《项目指南》,是基金委资助思路和政策的体现,因此认真阅读“申请须知”和“限项申请规定”以及欲申请项目类型的情况介绍,对于申请人来说,了解限项规定和资助强度等信息对撰写申请书非常重要,不能忽略不看。对于依托单位基金管理人员来说,则更是掌握政策、全面把关的根本,因此,每年的《项目指南》出版后,管理人员都应该通读一遍,对“申请须知”和“限项规定”了如指掌,对每一类型项目的具体要求心中有数。这样,才能在审核申请书时有根有据。前几年,基金委对限项规定比较复杂,导致管理人员和科研人员把握不准,从2011年开始,基金委对限项规定进行了大幅度精简,掌握政策相对而言简单了很多。

基金委现在资助的项目类型分为研究项目类、人才项目类和环境条件类等三个大类20多个小类,因此每一类的申请书内容要求就不可能一样。在开始撰写申请书之前,依托单位管理人员可以将每一类申请书的撰写提纲打印出来,以备审核基金申请书撰写是否规范时查阅。2011年基金申请书上明确写明“在撰写过程中,不得删除系统已生成的撰写提纲”、“本要求将作为申请书正文撰写是否规范的评判依据”,这样做的目的,一是规范了申请书的形式,二是可以让评审专家根据提纲来更好地判断申请人是否按要求进行了撰写(如申请人简介里除了申请人本人以外其他项目组成员的情况是否齐全等)。

二、认真准确填写基本信息表,高度重视摘要撰写

基本信息表不是申请书的正文,但却是一个很重要的组成部分。依托单位管理人员通常要关注“职称”填写对不对,不能填报虚假信息,否则一旦被举报填写不实,基金委会做出处罚的。常见的错误是将“博士后”填写为“助理研究员”等。“每年工作时间(月)”填写也要讲究技巧,既不能填得太满(12个月),也不能填得太少(<4个月),如果申请人的项目不太多,任务不饱和的话,填8个月左右比较合适。

另外一个容易出问题的地方是“合作研究单位信息”。如果项目组主要参与者中出现了非本单位人员名单,那么就必须将该单位视为合作研究单位,要在这个地方选择或者填写单位的相关信息。在基金委注册的依托单位必须填写与注册单位公章一致的名称,比如“吉林大学”,而不能填写“吉林大学地球科学学院”。如果不是在基金委注册的依托单位,则必须填写单位的全称并保证与法人单位公章一致。

   项目基本信息这一栏中,重要的是要根据《项目指南》选择好“亚类说明”和附注说明。另外一个值得重视的是要选择好申请代码。第一个申请代码是决定了申请书投递到哪个学部的某一学科来受理评审,是最重要的选择。不同的学科竞争激烈程度不同,同样一份申请书,在某一学科可能因为申请书质量都比较高,竞争激烈而难以提交到会议评审,但如果换一个竞争稍微弱一点儿的学科,就很可能被提交到会议评审了。所以,申请代码1的选择要特别重视,可能的话可以打听一下各学科的竞争程度。申请代码2相对而言就不是那么重要了,最多会在遴选同行专家时参考。

“摘要”是对申请书的高度概况,包括选题的依据、研究的主要内容与目标,研究的方案和路线,以及预期的成果与意义等等。很多申请人不太重视“摘要”的撰写,其实这一短短的400字信息非常重要。有些比较有名的专家一年会收到近30份的申请书,让他们从头到尾将每一份申请书都认认真真地看完,既不现实也不可能。因此,这短短的摘要就显得异常重要,根据摘要函评专家就可以大概知道这份申请书想做什么,能不能做,有多大意义。而且专家在写评审意见时,很大程度上也会参考摘要内容,因此,在这里多费点儿功夫,将申请书的精华浓缩在一起,不仅是对自己的锻炼也有助于专家的评审。

最后,科研人员常常犯的错误是关键词之间不是按照要求用分号(;)分开,而是想当然的用逗号(,),这个虽然不是什么大事,但往往却要基金管理人员指出来进行修改,既浪费时间又浪费纸张。

三、项目组主要参与者要填写准确,与申请人简介部分要呼应

“项目组主要参与者”表中需要注意总人数是根据高级、中级、初级、博士后、博士生、硕士生等数据自动统计的,但常常出现的情况是表中填的人员少,而统计的数据多,究其原因是实名的参与者人数较少,担心被评队伍薄弱,就在研究生一格多填点儿数。其实,这两者应该是一致的。此外,为便于评审专家核对参与者的信息,表中姓名的排序与申请人简介中应该顺序一致。

四、经费申请表填写清楚,注意管理费的计算技巧

经费申请表,是评审专家评判经费设计是否合理的第一印象,申请人要根据科研任务的需要实事求是的填写。需要注意的是在每一笔经费后面要附上简短的计算依据与说明,“备注”一栏不能为空。其次就是要注意“国际合作与交流费”、“劳务费”是有上限规定的,不同类型的项目规定不同,要根据基金委的规定填报。最常见的问题是在“管理费”上,基金委规定管理费的上限为5%,一般的单位估计都是以上限来要求的。这个5%是指总经费的5%,也就是说是“合计”的5%,但很多申请人通常是认为是“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和的5%,结果造成管理费总是超过“合计”的5%。这个其实有一个小技巧,就是在大体确定了“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和后,将总申请经费确定下来,再乘以5%将管理费确定下来,微调一下研究经费中的某一科目,所有数据就比较一致了。

五、项目的立项依据是立项的根本,突出科学问题且简洁明了很重要

每一个申请人在申请基金之前都需要回答“3W”问题(Why—为什么要申请基金项目,即为了解决某一科学问题,这是选题依据;为什么要解决该科学问题,有什么科学意义?这是立论依据;What—为了解决该科学问题,应该做什么?这是研究目标和研究内容;How—如何做?这是研究方案和技术路线)。如果申请人能够很好地回答“3W”问题,那么申请书写起来就不费劲,而如果没有充分思考,那么很可能会出现:(1)对创新性科学问题把握不准,对选择研究的科学问题缺乏有效的论述,导致研究目标不明确;(2)对拟开展的研究工作缺少清晰的构思,也没有准确地提出拟解决的关键科学问题,使人怀疑申请人是否可以解决问题;(3)对拟采取的研究方案和技术路线缺少可行性论证,特别是对拟使用的仪器设备是否落实缺少说明,使评审专家难以确定其可行性;(4)对申请项目拟定的预期成果过高、过多,评审专家基于研究队伍以往的学术积累、学术信用提出疑问,认为其难以实现预定目标;(5)经费预算不严谨,有时为了达到申请强度而拼凑预算经费,与研究方案中的设计不相称,与实际经费需求差距过大。

项目的立项依据是决定申请是否能够立项的根本。基金资助的是基础研究和应用基础研究,因此是针对科学问题而不是技术问题来进行资助,所以,找准科学问题,围绕科学问题来设计研究内容和研究方案是获得立项的前提条件。但是,科学问题有大有小,基金委坚持有限目标的资助方式,即使是重点项目也不能提太大的科学问题,资助面更广的面上项目,则更是要具体到一个明确的科学问题,切忌题目太大,研究内容过多,否则评审专家会给出一句“研究内容和研究目标太大,难以完成,不予资助”。

在立项依据的撰写过程中,应该首先提出存在的科学问题,然后阐述国内外针对这一科学问题的研究现状,再根据前人的问题提出自己的解决思路。在国内外研究现状的撰写过程中,经常看见一些申请书人为地将科学问题和研究现状割裂开来进行撰写,其主要表现是先提出一个未解决的科学问题,然后将国外同行和国内同行做过的相关工作像写读书报告一样罗列出来而没有任何评论或者归纳总结。这种写法,虽然让评审专家知道申请人看过了很多文献,但却无法说服专家相信申请人已经知道了前人的优劣,从而对申请人的立项依据是否充分存有怀疑。一个好的立项依据,应该是针对存在的科学问题,高度概括国内外同行对这一科学问题做了某一或某些方面的工作,但仍然因为某种原因而没有解决,从而提出自己对这一问题的思考和解决思路(切入点和创新性的体现)。这样写,评审专家会觉得申请人既抓准了科学问题,又对国内外研究现状非常了解,在此基础上提出的立项依据是站得住脚的。

申请人在撰写立项依据的时候,除了要清晰地阐述拟研究的科学命题之外,还可以采取合理的、醒目的论述方式,包括重要的句子加黑加粗,明确拟开展研究工作的地区,提供研究区的图件、照片等资料。总之,申请人要站在评审专家的立场上去撰写申请书,让评审专家可以更准确、高效地把握和理解申请人的选题。

在申请书提交到科技处审核的时候,依托单位基金管理人员会面对着大量的申请书,并且通常是在截止时间之前几天集中送来,因此很多时候基金管理人员没有太多的时间仔细看申请书的内容,更多的注意力是放在形式审查上,但如果能够从头到尾将申请书看一遍,特别是针对立项依据的撰写提出中肯的意见,对年轻的科研人员来说可能会起到“四两拨千斤”的作用,一旦领悟、受益终身。

六、项目的研究内容、研究目标,以及拟解决的关键科学问题要清楚

项目的研究内容和研究目标,是一个申请书的主体部分。科学问题抓准了,国内外的研究现状也清楚之后,如何通过自己的研究去解决科学问题就是这部分应该阐述的内容。任何一项研究都有一个研究目标,但要达到这个目标是要通过几个方面的工作(研究内容)才能完成的。因此,针对科学问题而设计的研究目标,以及为达到这个目标而设计的研究内容是一个互为关联的有机整体。在撰写的时候要有层次感和递进感,要给评审专家一个深刻印象即研究内容都是围绕研究目标而设计的,而完成这些任务之后就能够为解决存在的科学问题提供帮助。

“拟解决的关键科学问题”是否能抓准也是申请人能力的体现。围绕研究目标开展的几个方面的研究内容,哪1-2个问题是对完成任务达到预定目标来说是最关键、最难以突破的问题。比如,要根据某一湖泊沉积物来反演过去1万年来的高分辨率古气候变化,定年问题可能就是最关键的科学问题,因为年龄不准,反演的时间就不准,难以与别的记录进行对比。因此,根据各申请项目的实际情况,找出最困难而不得不突破的科学问题就能写好这部分内容。千万不要将研究内容重复一遍或者将只要去做实验分析就能得到结果的研究内容列为“拟解决的关键科学问题”,否则会让评审专家感觉申请人抓关键问题抓不准。

总之,研究内容、研究目标和拟解决的关键问题,体现的是申请人解决科学问题的学术思路。包括:需要用基金资助的经费去做哪些主要的研究工作(需要具体阐述,不能笼统);具体的研究对象是什么(是否适合开展此项研究);具体做哪些研究,可能会做到什么程度(根据所涉及的研究内容,拟达到什么样的研究目标,研究目标不是越高越好);拟解决的关键问题(关键的突破口)。如果按照这个思路写下来,就非常具体而清晰,如果不这么写,评审专家就会给出“研究内容不具体”或者“太简单,内容空泛”;“关键科学问题不明确”;“科学思路不清楚”等评语。

七、拟采取的研究方案及可行性分析要具体

一份好的申请书,在有了顶层设计之后,剩下的就是让评审专家觉得申请人能做好、能完成任务。因此,拟采取的研究方案一定要具体且让人感觉切实可行。

研究方案和技术路线的撰写一定要紧紧围绕研究内容来写,每一个研究内容通过哪几个方面的实验分析去完成,包括用到的方法和理论基础、需要的仪器型号和实验流程、测试分析的样品数量和分析地点等信息都尽可能写详细一些。有些申请书这个部分写得非常简略,通常是几句话就带过去了,让评审专家不知道他倒底去哪里测试分析,分析的理论基础是否可行,分析的数量是否满足需求。因此,这部分如果不详细阐述,就通常会得到“研究方案不具体”、“技术路线粗略”、“关键仪器设备不落实”等评语。此外,这部分内容与经费预算其实是紧密相关的,做多少分析才能预算多少经费,如果没有一个数量的表述或者数量有误,评审专家还会给出“分析/试验内容与经费预算不匹配”的评语。

八、本项目的特色与创新之处要画龙点睛、简单明了

很多人写申请书,生怕别人看不明白,将项目的特色和创新之处从立项依据到研究内容、研究方案等等重复一遍写得太多、太复杂。其实,这部分内容应该尽量写得精炼一点儿,一个申请书有2-3个特色和创新之处就很不错了,多了就让人觉得不是创新或者太平淡了。另外,评审专家在撰写评语时,通常要参考这部分内容,因此,申请人自己将申请书的精华凝炼出来,其实也有助于评审专家去写评语,如果自己都整理不清楚,非得让评审专家去慢慢抠出来,对评语的撰写不一定有利。

九、年度研究计划及预期研究成果要实事求是

年度研究计划要根据研究工作的预期计划进行撰写,虽然申请人常常不把这个当成重点而且写得有点儿“八股”风范,但是写得通顺流畅而不做作才是本事。其实一个好的研究计划应该是根据研究方案和路线来写,最终的目的是通过几年的研究工作,完成研究内容达到研究目标。所以,围绕这个中心来安排年度计划才是让人觉得可行的。如果照抄别人的“第一年上半年收集整理文献、准备……”,实在是让人感觉是为了凑时间和凑文字在写。

另外,虽然科学探索允许失败,但是自然科学基金资助的毕竟是基础研究和应用基础研究,因此,研究结果总得让人感觉可量度可考核,因此,预期发表**篇论文(包括SCI论文、中文核心期刊论文等)、取得几个软件著作权或者专利的情况还是要写出来,含混不清的表述给人印象不好,至少让人觉得投入几十万,科研成效比较低的话还是不资助了。当然,预期成果要根据前期基础和工作潜力来适度表述,预期成果写得太多也不好,以免最终达不到目标。

十、工作基础与工作条件

此部分主要是看申请人前期是否做过相关的工作,具有前期的工作积累经验。另外还要看看研究方案和技术路线中设计的实验条件、仪器平台等是否满足要求。因此,可以将前期与申请项目相关的工作经历进行简单的阐述。而工作条件则要紧扣申请项目的研究内容与研究方案设计所需的实验条件去写,有些人简单地罗列研究单位所有的实验仪器,既没必要也没扣题,效果不一定好,所以最好是将完成项目研究内容所需的实验条件进行一一阐述就好。总之,这两部分简明扼要地阐述清楚就行,一页纸足够了。

十一、申请人简介要按照要求完整而详细列出

除了青年基金等项目外,大部分类型的项目在“申请人简介”部分要求列出项目申请人和项目组主要参与者的情况。这一部分的目的一是让基金委管理人员和评审专家认识了解申请人和参与者的情况,另一方面也是为了基金委管理人员遴选评审专家时起到回避与项目申请人和参与者有关系的评审专家作用。在这个部分要求申请人和参与者的信息要完整,包括学历和工作简历,这样曾经学习和工作过的地方的评审专家是需要回避的。主要论著目录和获得的学术奖励情况要求列出所有作者名字和所有获奖人员名单,其目的也是为了列出所有与申请人和参与者曾经共同发表过论文和合作过的人员,供挑选评审专家时回避人员所用。申请人往往不按照基金委的要求将所有参与者(特别是博士生、硕士生)的信息都完整地写出来,或者不将论文的全部作者列出来,因此,依托单位基金管理人员就要严格按照要求提醒申请人将此部分写完整,并且参与者的顺序应该与“项目组主要参与者”表中列出的顺序一致。此外,有些申请人会因为前期发表的论著较少,感觉份量不足,就将一些审稿中或刚投稿的论文题目也列出来,这个会给评审专家一个不好的印象,感觉是在凑成果,还不如不写,即使是有接收待刊的论文,如果不附上证明材料,别人也没法评判,所以应该尽量减少这些不加分的内容。

总之,此部分内容是体现申请人的学术积累、学风和学术信誉,必须客观和实事求是。要严格按照撰写提纲的要求来写,既不能过分发挥也不能自行简化,更不能将申请别的部门的申请书内容直接拷贝过来而不加修改。如果不注意规范填写,评审专家会给出“只有负责人的简历而没有其他成员的信息”、“所列发表论文情况不规范”等评语。

十二、承担科研项目情况

除了青年基金等项目外,其他类型项目通常要求列出申请人和项目组主要参与者正在承担的科研项目情况。既然是限定在“正在承担”的项目,就是目前在研尚未结题的项目,其目的一是看看申请的项目是否存在重复资助的现象,另外也可以看看申请人和项目组主要参与者是否承担了太多了的项目而没有时间和精力投入到本申请项目中。因此,在这个部分如果写出太多的项目肯定不一定有利,但如果不诚实填写而被评审专家发现,也会起到不好的作用,评审专家给出“隐匿所承担的项目情况”就麻烦了。项目太多的申请人固然有这方面的顾虑,但项目太少的人也容易出现问题,为了让评审专家觉得自己有主持科研项目的经历,把已经结题的项目也列出了,让人感觉不按照撰写提纲来写,反而不一定起到正面作用。

十三、完成自然科学基金项目情况

完成自然科学基金项目情况是给基金委管理人员和评审专家参考的一个指标,如果申请人原来承担过基金项目,那么过去做得如何,对评审专家了解申请人的能力和信誉是一个参考指标。同时也可以看一看现在的申请项目与前期工作是不是有联系。因此,如果前期完成了基金项目,可以在这个部分将成果展示一下。但是,在相关成果的详细目录中,最好不要出现未发表的论文目录,因为未发表也没法评判,反而让人觉得有不实的成分。

十四、经费申请说明要详细而合理

因为在申请书的前面有一个“经费申请表”,而且申请书的正文撰写提纲“经费申请说明”中也仅写明“购置5万元以上固定资产及设备等,须逐项说明与项目研究的直接相关性及必要性”,因此,很多申请人往往忽略了这个部分。依托单位基金管理人员因此要耐心地告诉申请人需要补充这一部分,而且应该是将每一科目的详细计算依据和说明写出来。比如稳定碳同位素分析费用,200元/样品,需要200个样品分析满足需求,则总预算为4万元。详细的计算依据和说明,是评审专家判断经费预算是否合理的前提条件,“经费申请表”是一个概算说明,正文中的“经费申请说明”才是详细的说明,因此这个部分不仅不能省略,还应该做到合理、明晰和准确。

十五、其他附件清单和附件材料

其他附件材料指一些特殊情况下申请人需要提供的证明材料,如在职研究生申请的导师同意函、既无高级职称又无博士学位的申请人提交的推荐信等。如果项目组参与者中有国外研究结构的人员,其本人没法在申请书中签字,应该提供一个有其本人签名的证明函,包括同意参与该申请项目,并承担具体的研究工作。以传真件(复印件)或者原件附在申请书的后面作为证明。

申请重点项目,通常指南要求附上5篇代表性论著的首页,这是看看申请人是否具备一定的科研能力。因此在申请书打印出来之后,一定记得附上5篇论著的首页复印件,这是依托单位基金管理人员审核内容之一,如果因为遗忘了这个部分被初筛,也太冤枉了。

十六、申请人签字、盖章必不可少

基金委的管理非常规范也非常严格,因此申请人在将申请书纸质材料交到依托单位基金管理人员之时,应该特别注意检查申请人、项目组主要成员是否都有亲笔签字;依托单位公章和合作研究单位公章是否齐全且符合要求。这一部分尽管看似简单,但忙中出错的几率还是有的,这就要求基金管理人员认真负责、耐心细心,发现问题及时补正,否则因为这么一个不该有的失误耽搁一年,申请人会懊恼很久。

十七、合理利用回避权利,争取更大程度的公平公正评审结果

申请人在提交申请书的时候,如果有想回避的人员,应该与依托单位的基金管理人员沟通,提出希望回避的、最多不超过3个人的人员信息(包括姓名与单位等),然后装入信封,再将它订在申请书的首页,随申请书一起由依托单位提交到基金委。申请人希望回避的人员,通常是私人关系不好(或因学术争论而形成个人矛盾),或者存在学术竞争或有利害关系的人员,因此申请人提出回避申请也是保证最大限度的公平公正评审结果的合理选择。此外,还有一种常见的情况也可以合理利用回避权利,就是申请人对往年评审专家的评语感觉完全不可接受,这一方面可能是评审专家不懂项目的核心内容,另一方面可能是评审专家与申请人对预期成果的评判完全不同。不管怎样,如果申请人感觉某一位评审专家的评审意见根本不是客观公正的,那么也可以将这个评审意见全文拷贝出来贴在回避申请里,并提出合理请求要求回避这个评审专家,即使不知道这个专家倒底是谁,但基金委学科管理人员在觉得要求合理的情况下,一般都会考虑换一个专家。

综合以上这些内容可以发现,如果一份申请书能够做到申请人提前酝酿、构思,科学问题抓得准,研究内容和研究方案明确可行,并且在内容和形式方面都很规整,那么顺利通过函评的可能性就比较高。在这个过程中,依托单位基金管理人员的审核和指导,申请人的配合和理解,将形成良性互动,一方面有助于提高申请人的认识理解、提升申请书的质量,另一方面也会提高整个单位的资助率、让管理人员心里有一种成就感。如此良性循环下去,科研人员会越来越有信心撰写出高质量的申请书,而管理人员也在卓有成效的工作上心甘情愿地做好服务工作,单位进入一个良好的轨道运行。
国家自然科学基金是中国支持基础研究和应用基础研究的主渠道,同时也是全国广大科研人员赖以生存和发展、获得学术成长的最重要的资助来源。除了“杰出青年基金”、重点项目等资助名额有限的项目之外,基金委的面上基金、青年基金因为覆盖面广、获资助者多,是与广大普通科研人员最密切相关的项目,同时也是获得认同感最高的项目类型,被中国科学界视为公平、公正的资助体系。

基金申请既然是最公平公正的,那么申请书的质量就是决定成败的最关键因素。而申请书的质量,其实质反映在科学问题是否凝炼到位,研究内容和研究目标是否切中科学问题,技术路线和研究方案是否具体可行,申请人是否具有前期良好的研究基础,研究条件是否具备等各方面的综合体现。申请书是科研人员根据自己的研究基础和思考进行撰写的,是基金申请的主体,但是,依托单位的基金管理人员在基金申请书的审核阶段也可充分发挥主观能动性,一方面为基金申请书的真实性把关,另外一方面可以根据自身的经验给申请人特别是年轻的科研人员提出修改意见,完善申请书的内容和形式,提高成功率。

作者本人曾经经历过四个角色(基金申请人、基金委兼聘人员、基金申请书函评专家和依托单位基金管理人员),对基金申请和评审过程有一些心得体会。作为基金申请人,经历过前两次申请均无功而返但最终“事不过三”,在第三次申请时终于申请成功;作为基金委兼聘人员,曾经参与过基金委基金管理的全过程,对申请书审核、专家遴选、综合排名等过程比较清楚;作为基金申请书函评专家,对评审和评语撰写有自己的理解;作为依托单位基金管理人员,对申请书的审核、提交、基金过程管理比较熟悉。正因为自己的经历比较丰富,所以作为一个依托单位基金管理人员,常常在审核本单位提交的申请书时容易“错位”,不仅对申请书的形式负责,还对申请书的内容和质量比较在乎,常常提出一些修改意见。这样做虽然增加了自己的工作量,但是成效还比较显著。通过2008-2011年4个年头依托单位基金管理人员的工作,现将在基金申请书审核过程中发现的常见问题、需要注意的事项归纳总结如下。为便于叙述,特以一份申请书为蓝本从头到尾进行阐述。

一、仔细阅读项目指南和申请书撰写提纲

一年一度的《项目指南》,是基金委资助思路和政策的体现,因此认真阅读“申请须知”和“限项申请规定”以及欲申请项目类型的情况介绍,对于申请人来说,了解限项规定和资助强度等信息对撰写申请书非常重要,不能忽略不看。对于依托单位基金管理人员来说,则更是掌握政策、全面把关的根本,因此,每年的《项目指南》出版后,管理人员都应该通读一遍,对“申请须知”和“限项规定”了如指掌,对每一类型项目的具体要求心中有数。这样,才能在审核申请书时有根有据。前几年,基金委对限项规定比较复杂,导致管理人员和科研人员把握不准,从2011年开始,基金委对限项规定进行了大幅度精简,掌握政策相对而言简单了很多。

基金委现在资助的项目类型分为研究项目类、人才项目类和环境条件类等三个大类20多个小类,因此每一类的申请书内容要求就不可能一样。在开始撰写申请书之前,依托单位管理人员可以将每一类申请书的撰写提纲打印出来,以备审核基金申请书撰写是否规范时查阅。2011年基金申请书上明确写明“在撰写过程中,不得删除系统已生成的撰写提纲”、“本要求将作为申请书正文撰写是否规范的评判依据”,这样做的目的,一是规范了申请书的形式,二是可以让评审专家根据提纲来更好地判断申请人是否按要求进行了撰写(如申请人简介里除了申请人本人以外其他项目组成员的情况是否齐全等)。

二、认真准确填写基本信息表,高度重视摘要撰写

基本信息表不是申请书的正文,但却是一个很重要的组成部分。依托单位管理人员通常要关注“职称”填写对不对,不能填报虚假信息,否则一旦被举报填写不实,基金委会做出处罚的。常见的错误是将“博士后”填写为“助理研究员”等。“每年工作时间(月)”填写也要讲究技巧,既不能填得太满(12个月),也不能填得太少(<4个月),如果申请人的项目不太多,任务不饱和的话,填8个月左右比较合适。

另外一个容易出问题的地方是“合作研究单位信息”。如果项目组主要参与者中出现了非本单位人员名单,那么就必须将该单位视为合作研究单位,要在这个地方选择或者填写单位的相关信息。在基金委注册的依托单位必须填写与注册单位公章一致的名称,比如“吉林大学”,而不能填写“吉林大学地球科学学院”。如果不是在基金委注册的依托单位,则必须填写单位的全称并保证与法人单位公章一致。

   项目基本信息这一栏中,重要的是要根据《项目指南》选择好“亚类说明”和附注说明。另外一个值得重视的是要选择好申请代码。第一个申请代码是决定了申请书投递到哪个学部的某一学科来受理评审,是最重要的选择。不同的学科竞争激烈程度不同,同样一份申请书,在某一学科可能因为申请书质量都比较高,竞争激烈而难以提交到会议评审,但如果换一个竞争稍微弱一点儿的学科,就很可能被提交到会议评审了。所以,申请代码1的选择要特别重视,可能的话可以打听一下各学科的竞争程度。申请代码2相对而言就不是那么重要了,最多会在遴选同行专家时参考。

“摘要”是对申请书的高度概况,包括选题的依据、研究的主要内容与目标,研究的方案和路线,以及预期的成果与意义等等。很多申请人不太重视“摘要”的撰写,其实这一短短的400字信息非常重要。有些比较有名的专家一年会收到近30份的申请书,让他们从头到尾将每一份申请书都认认真真地看完,既不现实也不可能。因此,这短短的摘要就显得异常重要,根据摘要函评专家就可以大概知道这份申请书想做什么,能不能做,有多大意义。而且专家在写评审意见时,很大程度上也会参考摘要内容,因此,在这里多费点儿功夫,将申请书的精华浓缩在一起,不仅是对自己的锻炼也有助于专家的评审。

最后,科研人员常常犯的错误是关键词之间不是按照要求用分号(;)分开,而是想当然的用逗号(,),这个虽然不是什么大事,但往往却要基金管理人员指出来进行修改,既浪费时间又浪费纸张。

三、项目组主要参与者要填写准确,与申请人简介部分要呼应

“项目组主要参与者”表中需要注意总人数是根据高级、中级、初级、博士后、博士生、硕士生等数据自动统计的,但常常出现的情况是表中填的人员少,而统计的数据多,究其原因是实名的参与者人数较少,担心被评队伍薄弱,就在研究生一格多填点儿数。其实,这两者应该是一致的。此外,为便于评审专家核对参与者的信息,表中姓名的排序与申请人简介中应该顺序一致。

四、经费申请表填写清楚,注意管理费的计算技巧

经费申请表,是评审专家评判经费设计是否合理的第一印象,申请人要根据科研任务的需要实事求是的填写。需要注意的是在每一笔经费后面要附上简短的计算依据与说明,“备注”一栏不能为空。其次就是要注意“国际合作与交流费”、“劳务费”是有上限规定的,不同类型的项目规定不同,要根据基金委的规定填报。最常见的问题是在“管理费”上,基金委规定管理费的上限为5%,一般的单位估计都是以上限来要求的。这个5%是指总经费的5%,也就是说是“合计”的5%,但很多申请人通常是认为是“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和的5%,结果造成管理费总是超过“合计”的5%。这个其实有一个小技巧,就是在大体确定了“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和后,将总申请经费确定下来,再乘以5%将管理费确定下来,微调一下研究经费中的某一科目,所有数据就比较一致了。

五、项目的立项依据是立项的根本,突出科学问题且简洁明了很重要

每一个申请人在申请基金之前都需要回答“3W”问题(Why—为什么要申请基金项目,即为了解决某一科学问题,这是选题依据;为什么要解决该科学问题,有什么科学意义?这是立论依据;What—为了解决该科学问题,应该做什么?这是研究目标和研究内容;How—如何做?这是研究方案和技术路线)。如果申请人能够很好地回答“3W”问题,那么申请书写起来就不费劲,而如果没有充分思考,那么很可能会出现:(1)对创新性科学问题把握不准,对选择研究的科学问题缺乏有效的论述,导致研究目标不明确;(2)对拟开展的研究工作缺少清晰的构思,也没有准确地提出拟解决的关键科学问题,使人怀疑申请人是否可以解决问题;(3)对拟采取的研究方案和技术路线缺少可行性论证,特别是对拟使用的仪器设备是否落实缺少说明,使评审专家难以确定其可行性;(4)对申请项目拟定的预期成果过高、过多,评审专家基于研究队伍以往的学术积累、学术信用提出疑问,认为其难以实现预定目标;(5)经费预算不严谨,有时为了达到申请强度而拼凑预算经费,与研究方案中的设计不相称,与实际经费需求差距过大。

项目的立项依据是决定申请是否能够立项的根本。基金资助的是基础研究和应用基础研究,因此是针对科学问题而不是技术问题来进行资助,所以,找准科学问题,围绕科学问题来设计研究内容和研究方案是获得立项的前提条件。但是,科学问题有大有小,基金委坚持有限目标的资助方式,即使是重点项目也不能提太大的科学问题,资助面更广的面上项目,则更是要具体到一个明确的科学问题,切忌题目太大,研究内容过多,否则评审专家会给出一句“研究内容和研究目标太大,难以完成,不予资助”。

在立项依据的撰写过程中,应该首先提出存在的科学问题,然后阐述国内外针对这一科学问题的研究现状,再根据前人的问题提出自己的解决思路。在国内外研究现状的撰写过程中,经常看见一些申请书人为地将科学问题和研究现状割裂开来进行撰写,其主要表现是先提出一个未解决的科学问题,然后将国外同行和国内同行做过的相关工作像写读书报告一样罗列出来而没有任何评论或者归纳总结。这种写法,虽然让评审专家知道申请人看过了很多文献,但却无法说服专家相信申请人已经知道了前人的优劣,从而对申请人的立项依据是否充分存有怀疑。一个好的立项依据,应该是针对存在的科学问题,高度概括国内外同行对这一科学问题做了某一或某些方面的工作,但仍然因为某种原因而没有解决,从而提出自己对这一问题的思考和解决思路(切入点和创新性的体现)。这样写,评审专家会觉得申请人既抓准了科学问题,又对国内外研究现状非常了解,在此基础上提出的立项依据是站得住脚的。

申请人在撰写立项依据的时候,除了要清晰地阐述拟研究的科学命题之外,还可以采取合理的、醒目的论述方式,包括重要的句子加黑加粗,明确拟开展研究工作的地区,提供研究区的图件、照片等资料。总之,申请人要站在评审专家的立场上去撰写申请书,让评审专家可以更准确、高效地把握和理解申请人的选题。

在申请书提交到科技处审核的时候,依托单位基金管理人员会面对着大量的申请书,并且通常是在截止时间之前几天集中送来,因此很多时候基金管理人员没有太多的时间仔细看申请书的内容,更多的注意力是放在形式审查上,但如果能够从头到尾将申请书看一遍,特别是针对立项依据的撰写提出中肯的意见,对年轻的科研人员来说可能会起到“四两拨千斤”的作用,一旦领悟、受益终身。

六、项目的研究内容、研究目标,以及拟解决的关键科学问题要清楚

项目的研究内容和研究目标,是一个申请书的主体部分。科学问题抓准了,国内外的研究现状也清楚之后,如何通过自己的研究去解决科学问题就是这部分应该阐述的内容。任何一项研究都有一个研究目标,但要达到这个目标是要通过几个方面的工作(研究内容)才能完成的。因此,针对科学问题而设计的研究目标,以及为达到这个目标而设计的研究内容是一个互为关联的有机整体。在撰写的时候要有层次感和递进感,要给评审专家一个深刻印象即研究内容都是围绕研究目标而设计的,而完成这些任务之后就能够为解决存在的科学问题提供帮助。

“拟解决的关键科学问题”是否能抓准也是申请人能力的体现。围绕研究目标开展的几个方面的研究内容,哪1-2个问题是对完成任务达到预定目标来说是最关键、最难以突破的问题。比如,要根据某一湖泊沉积物来反演过去1万年来的高分辨率古气候变化,定年问题可能就是最关键的科学问题,因为年龄不准,反演的时间就不准,难以与别的记录进行对比。因此,根据各申请项目的实际情况,找出最困难而不得不突破的科学问题就能写好这部分内容。千万不要将研究内容重复一遍或者将只要去做实验分析就能得到结果的研究内容列为“拟解决的关键科学问题”,否则会让评审专家感觉申请人抓关键问题抓不准。

总之,研究内容、研究目标和拟解决的关键问题,体现的是申请人解决科学问题的学术思路。包括:需要用基金资助的经费去做哪些主要的研究工作(需要具体阐述,不能笼统);具体的研究对象是什么(是否适合开展此项研究);具体做哪些研究,可能会做到什么程度(根据所涉及的研究内容,拟达到什么样的研究目标,研究目标不是越高越好);拟解决的关键问题(关键的突破口)。如果按照这个思路写下来,就非常具体而清晰,如果不这么写,评审专家就会给出“研究内容不具体”或者“太简单,内容空泛”;“关键科学问题不明确”;“科学思路不清楚”等评语。

七、拟采取的研究方案及可行性分析要具体

一份好的申请书,在有了顶层设计之后,剩下的就是让评审专家觉得申请人能做好、能完成任务。因此,拟采取的研究方案一定要具体且让人感觉切实可行。

研究方案和技术路线的撰写一定要紧紧围绕研究内容来写,每一个研究内容通过哪几个方面的实验分析去完成,包括用到的方法和理论基础、需要的仪器型号和实验流程、测试分析的样品数量和分析地点等信息都尽可能写详细一些。有些申请书这个部分写得非常简略,通常是几句话就带过去了,让评审专家不知道他倒底去哪里测试分析,分析的理论基础是否可行,分析的数量是否满足需求。因此,这部分如果不详细阐述,就通常会得到“研究方案不具体”、“技术路线粗略”、“关键仪器设备不落实”等评语。此外,这部分内容与经费预算其实是紧密相关的,做多少分析才能预算多少经费,如果没有一个数量的表述或者数量有误,评审专家还会给出“分析/试验内容与经费预算不匹配”的评语。

八、本项目的特色与创新之处要画龙点睛、简单明了

很多人写申请书,生怕别人看不明白,将项目的特色和创新之处从立项依据到研究内容、研究方案等等重复一遍写得太多、太复杂。其实,这部分内容应该尽量写得精炼一点儿,一个申请书有2-3个特色和创新之处就很不错了,多了就让人觉得不是创新或者太平淡了。另外,评审专家在撰写评语时,通常要参考这部分内容,因此,申请人自己将申请书的精华凝炼出来,其实也有助于评审专家去写评语,如果自己都整理不清楚,非得让评审专家去慢慢抠出来,对评语的撰写不一定有利。

九、年度研究计划及预期研究成果要实事求是

年度研究计划要根据研究工作的预期计划进行撰写,虽然申请人常常不把这个当成重点而且写得有点儿“八股”风范,但是写得通顺流畅而不做作才是本事。其实一个好的研究计划应该是根据研究方案和路线来写,最终的目的是通过几年的研究工作,完成研究内容达到研究目标。所以,围绕这个中心来安排年度计划才是让人觉得可行的。如果照抄别人的“第一年上半年收集整理文献、准备……”,实在是让人感觉是为了凑时间和凑文字在写。

另外,虽然科学探索允许失败,但是自然科学基金资助的毕竟是基础研究和应用基础研究,因此,研究结果总得让人感觉可量度可考核,因此,预期发表**篇论文(包括SCI论文、中文核心期刊论文等)、取得几个软件著作权或者专利的情况还是要写出来,含混不清的表述给人印象不好,至少让人觉得投入几十万,科研成效比较低的话还是不资助了。当然,预期成果要根据前期基础和工作潜力来适度表述,预期成果写得太多也不好,以免最终达不到目标。

十、工作基础与工作条件

此部分主要是看申请人前期是否做过相关的工作,具有前期的工作积累经验。另外还要看看研究方案和技术路线中设计的实验条件、仪器平台等是否满足要求。因此,可以将前期与申请项目相关的工作经历进行简单的阐述。而工作条件则要紧扣申请项目的研究内容与研究方案设计所需的实验条件去写,有些人简单地罗列研究单位所有的实验仪器,既没必要也没扣题,效果不一定好,所以最好是将完成项目研究内容所需的实验条件进行一一阐述就好。总之,这两部分简明扼要地阐述清楚就行,一页纸足够了。

十一、申请人简介要按照要求完整而详细列出

除了青年基金等项目外,大部分类型的项目在“申请人简介”部分要求列出项目申请人和项目组主要参与者的情况。这一部分的目的一是让基金委管理人员和评审专家认识了解申请人和参与者的情况,另一方面也是为了基金委管理人员遴选评审专家时起到回避与项目申请人和参与者有关系的评审专家作用。在这个部分要求申请人和参与者的信息要完整,包括学历和工作简历,这样曾经学习和工作过的地方的评审专家是需要回避的。主要论著目录和获得的学术奖励情况要求列出所有作者名字和所有获奖人员名单,其目的也是为了列出所有与申请人和参与者曾经共同发表过论文和合作过的人员,供挑选评审专家时回避人员所用。申请人往往不按照基金委的要求将所有参与者(特别是博士生、硕士生)的信息都完整地写出来,或者不将论文的全部作者列出来,因此,依托单位基金管理人员就要严格按照要求提醒申请人将此部分写完整,并且参与者的顺序应该与“项目组主要参与者”表中列出的顺序一致。此外,有些申请人会因为前期发表的论著较少,感觉份量不足,就将一些审稿中或刚投稿的论文题目也列出来,这个会给评审专家一个不好的印象,感觉是在凑成果,还不如不写,即使是有接收待刊的论文,如果不附上证明材料,别人也没法评判,所以应该尽量减少这些不加分的内容。

总之,此部分内容是体现申请人的学术积累、学风和学术信誉,必须客观和实事求是。要严格按照撰写提纲的要求来写,既不能过分发挥也不能自行简化,更不能将申请别的部门的申请书内容直接拷贝过来而不加修改。如果不注意规范填写,评审专家会给出“只有负责人的简历而没有其他成员的信息”、“所列发表论文情况不规范”等评语。

十二、承担科研项目情况

除了青年基金等项目外,其他类型项目通常要求列出申请人和项目组主要参与者正在承担的科研项目情况。既然是限定在“正在承担”的项目,就是目前在研尚未结题的项目,其目的一是看看申请的项目是否存在重复资助的现象,另外也可以看看申请人和项目组主要参与者是否承担了太多了的项目而没有时间和精力投入到本申请项目中。因此,在这个部分如果写出太多的项目肯定不一定有利,但如果不诚实填写而被评审专家发现,也会起到不好的作用,评审专家给出“隐匿所承担的项目情况”就麻烦了。项目太多的申请人固然有这方面的顾虑,但项目太少的人也容易出现问题,为了让评审专家觉得自己有主持科研项目的经历,把已经结题的项目也列出了,让人感觉不按照撰写提纲来写,反而不一定起到正面作用。

十三、完成自然科学基金项目情况

完成自然科学基金项目情况是给基金委管理人员和评审专家参考的一个指标,如果申请人原来承担过基金项目,那么过去做得如何,对评审专家了解申请人的能力和信誉是一个参考指标。同时也可以看一看现在的申请项目与前期工作是不是有联系。因此,如果前期完成了基金项目,可以在这个部分将成果展示一下。但是,在相关成果的详细目录中,最好不要出现未发表的论文目录,因为未发表也没法评判,反而让人觉得有不实的成分。

十四、经费申请说明要详细而合理

因为在申请书的前面有一个“经费申请表”,而且申请书的正文撰写提纲“经费申请说明”中也仅写明“购置5万元以上固定资产及设备等,须逐项说明与项目研究的直接相关性及必要性”,因此,很多申请人往往忽略了这个部分。依托单位基金管理人员因此要耐心地告诉申请人需要补充这一部分,而且应该是将每一科目的详细计算依据和说明写出来。比如稳定碳同位素分析费用,200元/样品,需要200个样品分析满足需求,则总预算为4万元。详细的计算依据和说明,是评审专家判断经费预算是否合理的前提条件,“经费申请表”是一个概算说明,正文中的“经费申请说明”才是详细的说明,因此这个部分不仅不能省略,还应该做到合理、明晰和准确。

十五、其他附件清单和附件材料

其他附件材料指一些特殊情况下申请人需要提供的证明材料,如在职研究生申请的导师同意函、既无高级职称又无博士学位的申请人提交的推荐信等。如果项目组参与者中有国外研究结构的人员,其本人没法在申请书中签字,应该提供一个有其本人签名的证明函,包括同意参与该申请项目,并承担具体的研究工作。以传真件(复印件)或者原件附在申请书的后面作为证明。

申请重点项目,通常指南要求附上5篇代表性论著的首页,这是看看申请人是否具备一定的科研能力。因此在申请书打印出来之后,一定记得附上5篇论著的首页复印件,这是依托单位基金管理人员审核内容之一,如果因为遗忘了这个部分被初筛,也太冤枉了。

十六、申请人签字、盖章必不可少

基金委的管理非常规范也非常严格,因此申请人在将申请书纸质材料交到依托单位基金管理人员之时,应该特别注意检查申请人、项目组主要成员是否都有亲笔签字;依托单位公章和合作研究单位公章是否齐全且符合要求。这一部分尽管看似简单,但忙中出错的几率还是有的,这就要求基金管理人员认真负责、耐心细心,发现问题及时补正,否则因为这么一个不该有的失误耽搁一年,申请人会懊恼很久。

十七、合理利用回避权利,争取更大程度的公平公正评审结果

申请人在提交申请书的时候,如果有想回避的人员,应该与依托单位的基金管理人员沟通,提出希望回避的、最多不超过3个人的人员信息(包括姓名与单位等),然后装入信封,再将它订在申请书的首页,随申请书一起由依托单位提交到基金委。申请人希望回避的人员,通常是私人关系不好(或因学术争论而形成个人矛盾),或者存在学术竞争或有利害关系的人员,因此申请人提出回避申请也是保证最大限度的公平公正评审结果的合理选择。此外,还有一种常见的情况也可以合理利用回避权利,就是申请人对往年评审专家的评语感觉完全不可接受,这一方面可能是评审专家不懂项目的核心内容,另一方面可能是评审专家与申请人对预期成果的评判完全不同。不管怎样,如果申请人感觉某一位评审专家的评审意见根本不是客观公正的,那么也可以将这个评审意见全文拷贝出来贴在回避申请里,并提出合理请求要求回避这个评审专家,即使不知道这个专家倒底是谁,但基金委学科管理人员在觉得要求合理的情况下,一般都会考虑换一个专家。

综合以上这些内容可以发现,如果一份申请书能够做到申请人提前酝酿、构思,科学问题抓得准,研究内容和研究方案明确可行,并且在内容和形式方面都很规整,那么顺利通过函评的可能性就比较高。在这个过程中,依托单位基金管理人员的审核和指导,申请人的配合和理解,将形成良性互动,一方面有助于提高申请人的认识理解、提升申请书的质量,另一方面也会提高整个单位的资助率、让管理人员心里有一种成就感。如此良性循环下去,科研人员会越来越有信心撰写出高质量的申请书,而管理人员也在卓有成效的工作上心甘情愿地做好服务工作,单位进入一个良好的轨道运行。
国家自然科学基金是中国支持基础研究和应用基础研究的主渠道,同时也是全国广大科研人员赖以生存和发展、获得学术成长的最重要的资助来源。除了“杰出青年基金”、重点项目等资助名额有限的项目之外,基金委的面上基金、青年基金因为覆盖面广、获资助者多,是与广大普通科研人员最密切相关的项目,同时也是获得认同感最高的项目类型,被中国科学界视为公平、公正的资助体系。

基金申请既然是最公平公正的,那么申请书的质量就是决定成败的最关键因素。而申请书的质量,其实质反映在科学问题是否凝炼到位,研究内容和研究目标是否切中科学问题,技术路线和研究方案是否具体可行,申请人是否具有前期良好的研究基础,研究条件是否具备等各方面的综合体现。申请书是科研人员根据自己的研究基础和思考进行撰写的,是基金申请的主体,但是,依托单位的基金管理人员在基金申请书的审核阶段也可充分发挥主观能动性,一方面为基金申请书的真实性把关,另外一方面可以根据自身的经验给申请人特别是年轻的科研人员提出修改意见,完善申请书的内容和形式,提高成功率。

作者本人曾经经历过四个角色(基金申请人、基金委兼聘人员、基金申请书函评专家和依托单位基金管理人员),对基金申请和评审过程有一些心得体会。作为基金申请人,经历过前两次申请均无功而返但最终“事不过三”,在第三次申请时终于申请成功;作为基金委兼聘人员,曾经参与过基金委基金管理的全过程,对申请书审核、专家遴选、综合排名等过程比较清楚;作为基金申请书函评专家,对评审和评语撰写有自己的理解;作为依托单位基金管理人员,对申请书的审核、提交、基金过程管理比较熟悉。正因为自己的经历比较丰富,所以作为一个依托单位基金管理人员,常常在审核本单位提交的申请书时容易“错位”,不仅对申请书的形式负责,还对申请书的内容和质量比较在乎,常常提出一些修改意见。这样做虽然增加了自己的工作量,但是成效还比较显著。通过2008-2011年4个年头依托单位基金管理人员的工作,现将在基金申请书审核过程中发现的常见问题、需要注意的事项归纳总结如下。为便于叙述,特以一份申请书为蓝本从头到尾进行阐述。

一、仔细阅读项目指南和申请书撰写提纲

一年一度的《项目指南》,是基金委资助思路和政策的体现,因此认真阅读“申请须知”和“限项申请规定”以及欲申请项目类型的情况介绍,对于申请人来说,了解限项规定和资助强度等信息对撰写申请书非常重要,不能忽略不看。对于依托单位基金管理人员来说,则更是掌握政策、全面把关的根本,因此,每年的《项目指南》出版后,管理人员都应该通读一遍,对“申请须知”和“限项规定”了如指掌,对每一类型项目的具体要求心中有数。这样,才能在审核申请书时有根有据。前几年,基金委对限项规定比较复杂,导致管理人员和科研人员把握不准,从2011年开始,基金委对限项规定进行了大幅度精简,掌握政策相对而言简单了很多。

基金委现在资助的项目类型分为研究项目类、人才项目类和环境条件类等三个大类20多个小类,因此每一类的申请书内容要求就不可能一样。在开始撰写申请书之前,依托单位管理人员可以将每一类申请书的撰写提纲打印出来,以备审核基金申请书撰写是否规范时查阅。2011年基金申请书上明确写明“在撰写过程中,不得删除系统已生成的撰写提纲”、“本要求将作为申请书正文撰写是否规范的评判依据”,这样做的目的,一是规范了申请书的形式,二是可以让评审专家根据提纲来更好地判断申请人是否按要求进行了撰写(如申请人简介里除了申请人本人以外其他项目组成员的情况是否齐全等)。

二、认真准确填写基本信息表,高度重视摘要撰写

基本信息表不是申请书的正文,但却是一个很重要的组成部分。依托单位管理人员通常要关注“职称”填写对不对,不能填报虚假信息,否则一旦被举报填写不实,基金委会做出处罚的。常见的错误是将“博士后”填写为“助理研究员”等。“每年工作时间(月)”填写也要讲究技巧,既不能填得太满(12个月),也不能填得太少(<4个月),如果申请人的项目不太多,任务不饱和的话,填8个月左右比较合适。

另外一个容易出问题的地方是“合作研究单位信息”。如果项目组主要参与者中出现了非本单位人员名单,那么就必须将该单位视为合作研究单位,要在这个地方选择或者填写单位的相关信息。在基金委注册的依托单位必须填写与注册单位公章一致的名称,比如“吉林大学”,而不能填写“吉林大学地球科学学院”。如果不是在基金委注册的依托单位,则必须填写单位的全称并保证与法人单位公章一致。

   项目基本信息这一栏中,重要的是要根据《项目指南》选择好“亚类说明”和附注说明。另外一个值得重视的是要选择好申请代码。第一个申请代码是决定了申请书投递到哪个学部的某一学科来受理评审,是最重要的选择。不同的学科竞争激烈程度不同,同样一份申请书,在某一学科可能因为申请书质量都比较高,竞争激烈而难以提交到会议评审,但如果换一个竞争稍微弱一点儿的学科,就很可能被提交到会议评审了。所以,申请代码1的选择要特别重视,可能的话可以打听一下各学科的竞争程度。申请代码2相对而言就不是那么重要了,最多会在遴选同行专家时参考。

“摘要”是对申请书的高度概况,包括选题的依据、研究的主要内容与目标,研究的方案和路线,以及预期的成果与意义等等。很多申请人不太重视“摘要”的撰写,其实这一短短的400字信息非常重要。有些比较有名的专家一年会收到近30份的申请书,让他们从头到尾将每一份申请书都认认真真地看完,既不现实也不可能。因此,这短短的摘要就显得异常重要,根据摘要函评专家就可以大概知道这份申请书想做什么,能不能做,有多大意义。而且专家在写评审意见时,很大程度上也会参考摘要内容,因此,在这里多费点儿功夫,将申请书的精华浓缩在一起,不仅是对自己的锻炼也有助于专家的评审。

最后,科研人员常常犯的错误是关键词之间不是按照要求用分号(;)分开,而是想当然的用逗号(,),这个虽然不是什么大事,但往往却要基金管理人员指出来进行修改,既浪费时间又浪费纸张。

三、项目组主要参与者要填写准确,与申请人简介部分要呼应

“项目组主要参与者”表中需要注意总人数是根据高级、中级、初级、博士后、博士生、硕士生等数据自动统计的,但常常出现的情况是表中填的人员少,而统计的数据多,究其原因是实名的参与者人数较少,担心被评队伍薄弱,就在研究生一格多填点儿数。其实,这两者应该是一致的。此外,为便于评审专家核对参与者的信息,表中姓名的排序与申请人简介中应该顺序一致。

四、经费申请表填写清楚,注意管理费的计算技巧

经费申请表,是评审专家评判经费设计是否合理的第一印象,申请人要根据科研任务的需要实事求是的填写。需要注意的是在每一笔经费后面要附上简短的计算依据与说明,“备注”一栏不能为空。其次就是要注意“国际合作与交流费”、“劳务费”是有上限规定的,不同类型的项目规定不同,要根据基金委的规定填报。最常见的问题是在“管理费”上,基金委规定管理费的上限为5%,一般的单位估计都是以上限来要求的。这个5%是指总经费的5%,也就是说是“合计”的5%,但很多申请人通常是认为是“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和的5%,结果造成管理费总是超过“合计”的5%。这个其实有一个小技巧,就是在大体确定了“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和后,将总申请经费确定下来,再乘以5%将管理费确定下来,微调一下研究经费中的某一科目,所有数据就比较一致了。

五、项目的立项依据是立项的根本,突出科学问题且简洁明了很重要

每一个申请人在申请基金之前都需要回答“3W”问题(Why—为什么要申请基金项目,即为了解决某一科学问题,这是选题依据;为什么要解决该科学问题,有什么科学意义?这是立论依据;What—为了解决该科学问题,应该做什么?这是研究目标和研究内容;How—如何做?这是研究方案和技术路线)。如果申请人能够很好地回答“3W”问题,那么申请书写起来就不费劲,而如果没有充分思考,那么很可能会出现:(1)对创新性科学问题把握不准,对选择研究的科学问题缺乏有效的论述,导致研究目标不明确;(2)对拟开展的研究工作缺少清晰的构思,也没有准确地提出拟解决的关键科学问题,使人怀疑申请人是否可以解决问题;(3)对拟采取的研究方案和技术路线缺少可行性论证,特别是对拟使用的仪器设备是否落实缺少说明,使评审专家难以确定其可行性;(4)对申请项目拟定的预期成果过高、过多,评审专家基于研究队伍以往的学术积累、学术信用提出疑问,认为其难以实现预定目标;(5)经费预算不严谨,有时为了达到申请强度而拼凑预算经费,与研究方案中的设计不相称,与实际经费需求差距过大。

项目的立项依据是决定申请是否能够立项的根本。基金资助的是基础研究和应用基础研究,因此是针对科学问题而不是技术问题来进行资助,所以,找准科学问题,围绕科学问题来设计研究内容和研究方案是获得立项的前提条件。但是,科学问题有大有小,基金委坚持有限目标的资助方式,即使是重点项目也不能提太大的科学问题,资助面更广的面上项目,则更是要具体到一个明确的科学问题,切忌题目太大,研究内容过多,否则评审专家会给出一句“研究内容和研究目标太大,难以完成,不予资助”。

在立项依据的撰写过程中,应该首先提出存在的科学问题,然后阐述国内外针对这一科学问题的研究现状,再根据前人的问题提出自己的解决思路。在国内外研究现状的撰写过程中,经常看见一些申请书人为地将科学问题和研究现状割裂开来进行撰写,其主要表现是先提出一个未解决的科学问题,然后将国外同行和国内同行做过的相关工作像写读书报告一样罗列出来而没有任何评论或者归纳总结。这种写法,虽然让评审专家知道申请人看过了很多文献,但却无法说服专家相信申请人已经知道了前人的优劣,从而对申请人的立项依据是否充分存有怀疑。一个好的立项依据,应该是针对存在的科学问题,高度概括国内外同行对这一科学问题做了某一或某些方面的工作,但仍然因为某种原因而没有解决,从而提出自己对这一问题的思考和解决思路(切入点和创新性的体现)。这样写,评审专家会觉得申请人既抓准了科学问题,又对国内外研究现状非常了解,在此基础上提出的立项依据是站得住脚的。

申请人在撰写立项依据的时候,除了要清晰地阐述拟研究的科学命题之外,还可以采取合理的、醒目的论述方式,包括重要的句子加黑加粗,明确拟开展研究工作的地区,提供研究区的图件、照片等资料。总之,申请人要站在评审专家的立场上去撰写申请书,让评审专家可以更准确、高效地把握和理解申请人的选题。

在申请书提交到科技处审核的时候,依托单位基金管理人员会面对着大量的申请书,并且通常是在截止时间之前几天集中送来,因此很多时候基金管理人员没有太多的时间仔细看申请书的内容,更多的注意力是放在形式审查上,但如果能够从头到尾将申请书看一遍,特别是针对立项依据的撰写提出中肯的意见,对年轻的科研人员来说可能会起到“四两拨千斤”的作用,一旦领悟、受益终身。

六、项目的研究内容、研究目标,以及拟解决的关键科学问题要清楚

项目的研究内容和研究目标,是一个申请书的主体部分。科学问题抓准了,国内外的研究现状也清楚之后,如何通过自己的研究去解决科学问题就是这部分应该阐述的内容。任何一项研究都有一个研究目标,但要达到这个目标是要通过几个方面的工作(研究内容)才能完成的。因此,针对科学问题而设计的研究目标,以及为达到这个目标而设计的研究内容是一个互为关联的有机整体。在撰写的时候要有层次感和递进感,要给评审专家一个深刻印象即研究内容都是围绕研究目标而设计的,而完成这些任务之后就能够为解决存在的科学问题提供帮助。

“拟解决的关键科学问题”是否能抓准也是申请人能力的体现。围绕研究目标开展的几个方面的研究内容,哪1-2个问题是对完成任务达到预定目标来说是最关键、最难以突破的问题。比如,要根据某一湖泊沉积物来反演过去1万年来的高分辨率古气候变化,定年问题可能就是最关键的科学问题,因为年龄不准,反演的时间就不准,难以与别的记录进行对比。因此,根据各申请项目的实际情况,找出最困难而不得不突破的科学问题就能写好这部分内容。千万不要将研究内容重复一遍或者将只要去做实验分析就能得到结果的研究内容列为“拟解决的关键科学问题”,否则会让评审专家感觉申请人抓关键问题抓不准。

总之,研究内容、研究目标和拟解决的关键问题,体现的是申请人解决科学问题的学术思路。包括:需要用基金资助的经费去做哪些主要的研究工作(需要具体阐述,不能笼统);具体的研究对象是什么(是否适合开展此项研究);具体做哪些研究,可能会做到什么程度(根据所涉及的研究内容,拟达到什么样的研究目标,研究目标不是越高越好);拟解决的关键问题(关键的突破口)。如果按照这个思路写下来,就非常具体而清晰,如果不这么写,评审专家就会给出“研究内容不具体”或者“太简单,内容空泛”;“关键科学问题不明确”;“科学思路不清楚”等评语。

七、拟采取的研究方案及可行性分析要具体

一份好的申请书,在有了顶层设计之后,剩下的就是让评审专家觉得申请人能做好、能完成任务。因此,拟采取的研究方案一定要具体且让人感觉切实可行。

研究方案和技术路线的撰写一定要紧紧围绕研究内容来写,每一个研究内容通过哪几个方面的实验分析去完成,包括用到的方法和理论基础、需要的仪器型号和实验流程、测试分析的样品数量和分析地点等信息都尽可能写详细一些。有些申请书这个部分写得非常简略,通常是几句话就带过去了,让评审专家不知道他倒底去哪里测试分析,分析的理论基础是否可行,分析的数量是否满足需求。因此,这部分如果不详细阐述,就通常会得到“研究方案不具体”、“技术路线粗略”、“关键仪器设备不落实”等评语。此外,这部分内容与经费预算其实是紧密相关的,做多少分析才能预算多少经费,如果没有一个数量的表述或者数量有误,评审专家还会给出“分析/试验内容与经费预算不匹配”的评语。

八、本项目的特色与创新之处要画龙点睛、简单明了

很多人写申请书,生怕别人看不明白,将项目的特色和创新之处从立项依据到研究内容、研究方案等等重复一遍写得太多、太复杂。其实,这部分内容应该尽量写得精炼一点儿,一个申请书有2-3个特色和创新之处就很不错了,多了就让人觉得不是创新或者太平淡了。另外,评审专家在撰写评语时,通常要参考这部分内容,因此,申请人自己将申请书的精华凝炼出来,其实也有助于评审专家去写评语,如果自己都整理不清楚,非得让评审专家去慢慢抠出来,对评语的撰写不一定有利。

九、年度研究计划及预期研究成果要实事求是

年度研究计划要根据研究工作的预期计划进行撰写,虽然申请人常常不把这个当成重点而且写得有点儿“八股”风范,但是写得通顺流畅而不做作才是本事。其实一个好的研究计划应该是根据研究方案和路线来写,最终的目的是通过几年的研究工作,完成研究内容达到研究目标。所以,围绕这个中心来安排年度计划才是让人觉得可行的。如果照抄别人的“第一年上半年收集整理文献、准备……”,实在是让人感觉是为了凑时间和凑文字在写。

另外,虽然科学探索允许失败,但是自然科学基金资助的毕竟是基础研究和应用基础研究,因此,研究结果总得让人感觉可量度可考核,因此,预期发表**篇论文(包括SCI论文、中文核心期刊论文等)、取得几个软件著作权或者专利的情况还是要写出来,含混不清的表述给人印象不好,至少让人觉得投入几十万,科研成效比较低的话还是不资助了。当然,预期成果要根据前期基础和工作潜力来适度表述,预期成果写得太多也不好,以免最终达不到目标。

十、工作基础与工作条件

此部分主要是看申请人前期是否做过相关的工作,具有前期的工作积累经验。另外还要看看研究方案和技术路线中设计的实验条件、仪器平台等是否满足要求。因此,可以将前期与申请项目相关的工作经历进行简单的阐述。而工作条件则要紧扣申请项目的研究内容与研究方案设计所需的实验条件去写,有些人简单地罗列研究单位所有的实验仪器,既没必要也没扣题,效果不一定好,所以最好是将完成项目研究内容所需的实验条件进行一一阐述就好。总之,这两部分简明扼要地阐述清楚就行,一页纸足够了。

十一、申请人简介要按照要求完整而详细列出

除了青年基金等项目外,大部分类型的项目在“申请人简介”部分要求列出项目申请人和项目组主要参与者的情况。这一部分的目的一是让基金委管理人员和评审专家认识了解申请人和参与者的情况,另一方面也是为了基金委管理人员遴选评审专家时起到回避与项目申请人和参与者有关系的评审专家作用。在这个部分要求申请人和参与者的信息要完整,包括学历和工作简历,这样曾经学习和工作过的地方的评审专家是需要回避的。主要论著目录和获得的学术奖励情况要求列出所有作者名字和所有获奖人员名单,其目的也是为了列出所有与申请人和参与者曾经共同发表过论文和合作过的人员,供挑选评审专家时回避人员所用。申请人往往不按照基金委的要求将所有参与者(特别是博士生、硕士生)的信息都完整地写出来,或者不将论文的全部作者列出来,因此,依托单位基金管理人员就要严格按照要求提醒申请人将此部分写完整,并且参与者的顺序应该与“项目组主要参与者”表中列出的顺序一致。此外,有些申请人会因为前期发表的论著较少,感觉份量不足,就将一些审稿中或刚投稿的论文题目也列出来,这个会给评审专家一个不好的印象,感觉是在凑成果,还不如不写,即使是有接收待刊的论文,如果不附上证明材料,别人也没法评判,所以应该尽量减少这些不加分的内容。

总之,此部分内容是体现申请人的学术积累、学风和学术信誉,必须客观和实事求是。要严格按照撰写提纲的要求来写,既不能过分发挥也不能自行简化,更不能将申请别的部门的申请书内容直接拷贝过来而不加修改。如果不注意规范填写,评审专家会给出“只有负责人的简历而没有其他成员的信息”、“所列发表论文情况不规范”等评语。

十二、承担科研项目情况

除了青年基金等项目外,其他类型项目通常要求列出申请人和项目组主要参与者正在承担的科研项目情况。既然是限定在“正在承担”的项目,就是目前在研尚未结题的项目,其目的一是看看申请的项目是否存在重复资助的现象,另外也可以看看申请人和项目组主要参与者是否承担了太多了的项目而没有时间和精力投入到本申请项目中。因此,在这个部分如果写出太多的项目肯定不一定有利,但如果不诚实填写而被评审专家发现,也会起到不好的作用,评审专家给出“隐匿所承担的项目情况”就麻烦了。项目太多的申请人固然有这方面的顾虑,但项目太少的人也容易出现问题,为了让评审专家觉得自己有主持科研项目的经历,把已经结题的项目也列出了,让人感觉不按照撰写提纲来写,反而不一定起到正面作用。

十三、完成自然科学基金项目情况

完成自然科学基金项目情况是给基金委管理人员和评审专家参考的一个指标,如果申请人原来承担过基金项目,那么过去做得如何,对评审专家了解申请人的能力和信誉是一个参考指标。同时也可以看一看现在的申请项目与前期工作是不是有联系。因此,如果前期完成了基金项目,可以在这个部分将成果展示一下。但是,在相关成果的详细目录中,最好不要出现未发表的论文目录,因为未发表也没法评判,反而让人觉得有不实的成分。

十四、经费申请说明要详细而合理

因为在申请书的前面有一个“经费申请表”,而且申请书的正文撰写提纲“经费申请说明”中也仅写明“购置5万元以上固定资产及设备等,须逐项说明与项目研究的直接相关性及必要性”,因此,很多申请人往往忽略了这个部分。依托单位基金管理人员因此要耐心地告诉申请人需要补充这一部分,而且应该是将每一科目的详细计算依据和说明写出来。比如稳定碳同位素分析费用,200元/样品,需要200个样品分析满足需求,则总预算为4万元。详细的计算依据和说明,是评审专家判断经费预算是否合理的前提条件,“经费申请表”是一个概算说明,正文中的“经费申请说明”才是详细的说明,因此这个部分不仅不能省略,还应该做到合理、明晰和准确。

十五、其他附件清单和附件材料

其他附件材料指一些特殊情况下申请人需要提供的证明材料,如在职研究生申请的导师同意函、既无高级职称又无博士学位的申请人提交的推荐信等。如果项目组参与者中有国外研究结构的人员,其本人没法在申请书中签字,应该提供一个有其本人签名的证明函,包括同意参与该申请项目,并承担具体的研究工作。以传真件(复印件)或者原件附在申请书的后面作为证明。

申请重点项目,通常指南要求附上5篇代表性论著的首页,这是看看申请人是否具备一定的科研能力。因此在申请书打印出来之后,一定记得附上5篇论著的首页复印件,这是依托单位基金管理人员审核内容之一,如果因为遗忘了这个部分被初筛,也太冤枉了。

十六、申请人签字、盖章必不可少

基金委的管理非常规范也非常严格,因此申请人在将申请书纸质材料交到依托单位基金管理人员之时,应该特别注意检查申请人、项目组主要成员是否都有亲笔签字;依托单位公章和合作研究单位公章是否齐全且符合要求。这一部分尽管看似简单,但忙中出错的几率还是有的,这就要求基金管理人员认真负责、耐心细心,发现问题及时补正,否则因为这么一个不该有的失误耽搁一年,申请人会懊恼很久。

十七、合理利用回避权利,争取更大程度的公平公正评审结果

申请人在提交申请书的时候,如果有想回避的人员,应该与依托单位的基金管理人员沟通,提出希望回避的、最多不超过3个人的人员信息(包括姓名与单位等),然后装入信封,再将它订在申请书的首页,随申请书一起由依托单位提交到基金委。申请人希望回避的人员,通常是私人关系不好(或因学术争论而形成个人矛盾),或者存在学术竞争或有利害关系的人员,因此申请人提出回避申请也是保证最大限度的公平公正评审结果的合理选择。此外,还有一种常见的情况也可以合理利用回避权利,就是申请人对往年评审专家的评语感觉完全不可接受,这一方面可能是评审专家不懂项目的核心内容,另一方面可能是评审专家与申请人对预期成果的评判完全不同。不管怎样,如果申请人感觉某一位评审专家的评审意见根本不是客观公正的,那么也可以将这个评审意见全文拷贝出来贴在回避申请里,并提出合理请求要求回避这个评审专家,即使不知道这个专家倒底是谁,但基金委学科管理人员在觉得要求合理的情况下,一般都会考虑换一个专家。

综合以上这些内容可以发现,如果一份申请书能够做到申请人提前酝酿、构思,科学问题抓得准,研究内容和研究方案明确可行,并且在内容和形式方面都很规整,那么顺利通过函评的可能性就比较高。在这个过程中,依托单位基金管理人员的审核和指导,申请人的配合和理解,将形成良性互动,一方面有助于提高申请人的认识理解、提升申请书的质量,另一方面也会提高整个单位的资助率、让管理人员心里有一种成就感。如此良性循环下去,科研人员会越来越有信心撰写出高质量的申请书,而管理人员也在卓有成效的工作上心甘情愿地做好服务工作,单位进入一个良好的轨道运行。
国家自然科学基金是中国支持基础研究和应用基础研究的主渠道,同时也是全国广大科研人员赖以生存和发展、获得学术成长的最重要的资助来源。除了“杰出青年基金”、重点项目等资助名额有限的项目之外,基金委的面上基金、青年基金因为覆盖面广、获资助者多,是与广大普通科研人员最密切相关的项目,同时也是获得认同感最高的项目类型,被中国科学界视为公平、公正的资助体系。

基金申请既然是最公平公正的,那么申请书的质量就是决定成败的最关键因素。而申请书的质量,其实质反映在科学问题是否凝炼到位,研究内容和研究目标是否切中科学问题,技术路线和研究方案是否具体可行,申请人是否具有前期良好的研究基础,研究条件是否具备等各方面的综合体现。申请书是科研人员根据自己的研究基础和思考进行撰写的,是基金申请的主体,但是,依托单位的基金管理人员在基金申请书的审核阶段也可充分发挥主观能动性,一方面为基金申请书的真实性把关,另外一方面可以根据自身的经验给申请人特别是年轻的科研人员提出修改意见,完善申请书的内容和形式,提高成功率。

作者本人曾经经历过四个角色(基金申请人、基金委兼聘人员、基金申请书函评专家和依托单位基金管理人员),对基金申请和评审过程有一些心得体会。作为基金申请人,经历过前两次申请均无功而返但最终“事不过三”,在第三次申请时终于申请成功;作为基金委兼聘人员,曾经参与过基金委基金管理的全过程,对申请书审核、专家遴选、综合排名等过程比较清楚;作为基金申请书函评专家,对评审和评语撰写有自己的理解;作为依托单位基金管理人员,对申请书的审核、提交、基金过程管理比较熟悉。正因为自己的经历比较丰富,所以作为一个依托单位基金管理人员,常常在审核本单位提交的申请书时容易“错位”,不仅对申请书的形式负责,还对申请书的内容和质量比较在乎,常常提出一些修改意见。这样做虽然增加了自己的工作量,但是成效还比较显著。通过2008-2011年4个年头依托单位基金管理人员的工作,现将在基金申请书审核过程中发现的常见问题、需要注意的事项归纳总结如下。为便于叙述,特以一份申请书为蓝本从头到尾进行阐述。

一、仔细阅读项目指南和申请书撰写提纲

一年一度的《项目指南》,是基金委资助思路和政策的体现,因此认真阅读“申请须知”和“限项申请规定”以及欲申请项目类型的情况介绍,对于申请人来说,了解限项规定和资助强度等信息对撰写申请书非常重要,不能忽略不看。对于依托单位基金管理人员来说,则更是掌握政策、全面把关的根本,因此,每年的《项目指南》出版后,管理人员都应该通读一遍,对“申请须知”和“限项规定”了如指掌,对每一类型项目的具体要求心中有数。这样,才能在审核申请书时有根有据。前几年,基金委对限项规定比较复杂,导致管理人员和科研人员把握不准,从2011年开始,基金委对限项规定进行了大幅度精简,掌握政策相对而言简单了很多。

基金委现在资助的项目类型分为研究项目类、人才项目类和环境条件类等三个大类20多个小类,因此每一类的申请书内容要求就不可能一样。在开始撰写申请书之前,依托单位管理人员可以将每一类申请书的撰写提纲打印出来,以备审核基金申请书撰写是否规范时查阅。2011年基金申请书上明确写明“在撰写过程中,不得删除系统已生成的撰写提纲”、“本要求将作为申请书正文撰写是否规范的评判依据”,这样做的目的,一是规范了申请书的形式,二是可以让评审专家根据提纲来更好地判断申请人是否按要求进行了撰写(如申请人简介里除了申请人本人以外其他项目组成员的情况是否齐全等)。

二、认真准确填写基本信息表,高度重视摘要撰写

基本信息表不是申请书的正文,但却是一个很重要的组成部分。依托单位管理人员通常要关注“职称”填写对不对,不能填报虚假信息,否则一旦被举报填写不实,基金委会做出处罚的。常见的错误是将“博士后”填写为“助理研究员”等。“每年工作时间(月)”填写也要讲究技巧,既不能填得太满(12个月),也不能填得太少(<4个月),如果申请人的项目不太多,任务不饱和的话,填8个月左右比较合适。

另外一个容易出问题的地方是“合作研究单位信息”。如果项目组主要参与者中出现了非本单位人员名单,那么就必须将该单位视为合作研究单位,要在这个地方选择或者填写单位的相关信息。在基金委注册的依托单位必须填写与注册单位公章一致的名称,比如“吉林大学”,而不能填写“吉林大学地球科学学院”。如果不是在基金委注册的依托单位,则必须填写单位的全称并保证与法人单位公章一致。

   项目基本信息这一栏中,重要的是要根据《项目指南》选择好“亚类说明”和附注说明。另外一个值得重视的是要选择好申请代码。第一个申请代码是决定了申请书投递到哪个学部的某一学科来受理评审,是最重要的选择。不同的学科竞争激烈程度不同,同样一份申请书,在某一学科可能因为申请书质量都比较高,竞争激烈而难以提交到会议评审,但如果换一个竞争稍微弱一点儿的学科,就很可能被提交到会议评审了。所以,申请代码1的选择要特别重视,可能的话可以打听一下各学科的竞争程度。申请代码2相对而言就不是那么重要了,最多会在遴选同行专家时参考。

“摘要”是对申请书的高度概况,包括选题的依据、研究的主要内容与目标,研究的方案和路线,以及预期的成果与意义等等。很多申请人不太重视“摘要”的撰写,其实这一短短的400字信息非常重要。有些比较有名的专家一年会收到近30份的申请书,让他们从头到尾将每一份申请书都认认真真地看完,既不现实也不可能。因此,这短短的摘要就显得异常重要,根据摘要函评专家就可以大概知道这份申请书想做什么,能不能做,有多大意义。而且专家在写评审意见时,很大程度上也会参考摘要内容,因此,在这里多费点儿功夫,将申请书的精华浓缩在一起,不仅是对自己的锻炼也有助于专家的评审。

最后,科研人员常常犯的错误是关键词之间不是按照要求用分号(;)分开,而是想当然的用逗号(,),这个虽然不是什么大事,但往往却要基金管理人员指出来进行修改,既浪费时间又浪费纸张。

三、项目组主要参与者要填写准确,与申请人简介部分要呼应

“项目组主要参与者”表中需要注意总人数是根据高级、中级、初级、博士后、博士生、硕士生等数据自动统计的,但常常出现的情况是表中填的人员少,而统计的数据多,究其原因是实名的参与者人数较少,担心被评队伍薄弱,就在研究生一格多填点儿数。其实,这两者应该是一致的。此外,为便于评审专家核对参与者的信息,表中姓名的排序与申请人简介中应该顺序一致。

四、经费申请表填写清楚,注意管理费的计算技巧

经费申请表,是评审专家评判经费设计是否合理的第一印象,申请人要根据科研任务的需要实事求是的填写。需要注意的是在每一笔经费后面要附上简短的计算依据与说明,“备注”一栏不能为空。其次就是要注意“国际合作与交流费”、“劳务费”是有上限规定的,不同类型的项目规定不同,要根据基金委的规定填报。最常见的问题是在“管理费”上,基金委规定管理费的上限为5%,一般的单位估计都是以上限来要求的。这个5%是指总经费的5%,也就是说是“合计”的5%,但很多申请人通常是认为是“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和的5%,结果造成管理费总是超过“合计”的5%。这个其实有一个小技巧,就是在大体确定了“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和后,将总申请经费确定下来,再乘以5%将管理费确定下来,微调一下研究经费中的某一科目,所有数据就比较一致了。

五、项目的立项依据是立项的根本,突出科学问题且简洁明了很重要

每一个申请人在申请基金之前都需要回答“3W”问题(Why—为什么要申请基金项目,即为了解决某一科学问题,这是选题依据;为什么要解决该科学问题,有什么科学意义?这是立论依据;What—为了解决该科学问题,应该做什么?这是研究目标和研究内容;How—如何做?这是研究方案和技术路线)。如果申请人能够很好地回答“3W”问题,那么申请书写起来就不费劲,而如果没有充分思考,那么很可能会出现:(1)对创新性科学问题把握不准,对选择研究的科学问题缺乏有效的论述,导致研究目标不明确;(2)对拟开展的研究工作缺少清晰的构思,也没有准确地提出拟解决的关键科学问题,使人怀疑申请人是否可以解决问题;(3)对拟采取的研究方案和技术路线缺少可行性论证,特别是对拟使用的仪器设备是否落实缺少说明,使评审专家难以确定其可行性;(4)对申请项目拟定的预期成果过高、过多,评审专家基于研究队伍以往的学术积累、学术信用提出疑问,认为其难以实现预定目标;(5)经费预算不严谨,有时为了达到申请强度而拼凑预算经费,与研究方案中的设计不相称,与实际经费需求差距过大。

项目的立项依据是决定申请是否能够立项的根本。基金资助的是基础研究和应用基础研究,因此是针对科学问题而不是技术问题来进行资助,所以,找准科学问题,围绕科学问题来设计研究内容和研究方案是获得立项的前提条件。但是,科学问题有大有小,基金委坚持有限目标的资助方式,即使是重点项目也不能提太大的科学问题,资助面更广的面上项目,则更是要具体到一个明确的科学问题,切忌题目太大,研究内容过多,否则评审专家会给出一句“研究内容和研究目标太大,难以完成,不予资助”。

在立项依据的撰写过程中,应该首先提出存在的科学问题,然后阐述国内外针对这一科学问题的研究现状,再根据前人的问题提出自己的解决思路。在国内外研究现状的撰写过程中,经常看见一些申请书人为地将科学问题和研究现状割裂开来进行撰写,其主要表现是先提出一个未解决的科学问题,然后将国外同行和国内同行做过的相关工作像写读书报告一样罗列出来而没有任何评论或者归纳总结。这种写法,虽然让评审专家知道申请人看过了很多文献,但却无法说服专家相信申请人已经知道了前人的优劣,从而对申请人的立项依据是否充分存有怀疑。一个好的立项依据,应该是针对存在的科学问题,高度概括国内外同行对这一科学问题做了某一或某些方面的工作,但仍然因为某种原因而没有解决,从而提出自己对这一问题的思考和解决思路(切入点和创新性的体现)。这样写,评审专家会觉得申请人既抓准了科学问题,又对国内外研究现状非常了解,在此基础上提出的立项依据是站得住脚的。

申请人在撰写立项依据的时候,除了要清晰地阐述拟研究的科学命题之外,还可以采取合理的、醒目的论述方式,包括重要的句子加黑加粗,明确拟开展研究工作的地区,提供研究区的图件、照片等资料。总之,申请人要站在评审专家的立场上去撰写申请书,让评审专家可以更准确、高效地把握和理解申请人的选题。

在申请书提交到科技处审核的时候,依托单位基金管理人员会面对着大量的申请书,并且通常是在截止时间之前几天集中送来,因此很多时候基金管理人员没有太多的时间仔细看申请书的内容,更多的注意力是放在形式审查上,但如果能够从头到尾将申请书看一遍,特别是针对立项依据的撰写提出中肯的意见,对年轻的科研人员来说可能会起到“四两拨千斤”的作用,一旦领悟、受益终身。

六、项目的研究内容、研究目标,以及拟解决的关键科学问题要清楚

项目的研究内容和研究目标,是一个申请书的主体部分。科学问题抓准了,国内外的研究现状也清楚之后,如何通过自己的研究去解决科学问题就是这部分应该阐述的内容。任何一项研究都有一个研究目标,但要达到这个目标是要通过几个方面的工作(研究内容)才能完成的。因此,针对科学问题而设计的研究目标,以及为达到这个目标而设计的研究内容是一个互为关联的有机整体。在撰写的时候要有层次感和递进感,要给评审专家一个深刻印象即研究内容都是围绕研究目标而设计的,而完成这些任务之后就能够为解决存在的科学问题提供帮助。

“拟解决的关键科学问题”是否能抓准也是申请人能力的体现。围绕研究目标开展的几个方面的研究内容,哪1-2个问题是对完成任务达到预定目标来说是最关键、最难以突破的问题。比如,要根据某一湖泊沉积物来反演过去1万年来的高分辨率古气候变化,定年问题可能就是最关键的科学问题,因为年龄不准,反演的时间就不准,难以与别的记录进行对比。因此,根据各申请项目的实际情况,找出最困难而不得不突破的科学问题就能写好这部分内容。千万不要将研究内容重复一遍或者将只要去做实验分析就能得到结果的研究内容列为“拟解决的关键科学问题”,否则会让评审专家感觉申请人抓关键问题抓不准。

总之,研究内容、研究目标和拟解决的关键问题,体现的是申请人解决科学问题的学术思路。包括:需要用基金资助的经费去做哪些主要的研究工作(需要具体阐述,不能笼统);具体的研究对象是什么(是否适合开展此项研究);具体做哪些研究,可能会做到什么程度(根据所涉及的研究内容,拟达到什么样的研究目标,研究目标不是越高越好);拟解决的关键问题(关键的突破口)。如果按照这个思路写下来,就非常具体而清晰,如果不这么写,评审专家就会给出“研究内容不具体”或者“太简单,内容空泛”;“关键科学问题不明确”;“科学思路不清楚”等评语。

七、拟采取的研究方案及可行性分析要具体

一份好的申请书,在有了顶层设计之后,剩下的就是让评审专家觉得申请人能做好、能完成任务。因此,拟采取的研究方案一定要具体且让人感觉切实可行。

研究方案和技术路线的撰写一定要紧紧围绕研究内容来写,每一个研究内容通过哪几个方面的实验分析去完成,包括用到的方法和理论基础、需要的仪器型号和实验流程、测试分析的样品数量和分析地点等信息都尽可能写详细一些。有些申请书这个部分写得非常简略,通常是几句话就带过去了,让评审专家不知道他倒底去哪里测试分析,分析的理论基础是否可行,分析的数量是否满足需求。因此,这部分如果不详细阐述,就通常会得到“研究方案不具体”、“技术路线粗略”、“关键仪器设备不落实”等评语。此外,这部分内容与经费预算其实是紧密相关的,做多少分析才能预算多少经费,如果没有一个数量的表述或者数量有误,评审专家还会给出“分析/试验内容与经费预算不匹配”的评语。

八、本项目的特色与创新之处要画龙点睛、简单明了

很多人写申请书,生怕别人看不明白,将项目的特色和创新之处从立项依据到研究内容、研究方案等等重复一遍写得太多、太复杂。其实,这部分内容应该尽量写得精炼一点儿,一个申请书有2-3个特色和创新之处就很不错了,多了就让人觉得不是创新或者太平淡了。另外,评审专家在撰写评语时,通常要参考这部分内容,因此,申请人自己将申请书的精华凝炼出来,其实也有助于评审专家去写评语,如果自己都整理不清楚,非得让评审专家去慢慢抠出来,对评语的撰写不一定有利。

九、年度研究计划及预期研究成果要实事求是

年度研究计划要根据研究工作的预期计划进行撰写,虽然申请人常常不把这个当成重点而且写得有点儿“八股”风范,但是写得通顺流畅而不做作才是本事。其实一个好的研究计划应该是根据研究方案和路线来写,最终的目的是通过几年的研究工作,完成研究内容达到研究目标。所以,围绕这个中心来安排年度计划才是让人觉得可行的。如果照抄别人的“第一年上半年收集整理文献、准备……”,实在是让人感觉是为了凑时间和凑文字在写。

另外,虽然科学探索允许失败,但是自然科学基金资助的毕竟是基础研究和应用基础研究,因此,研究结果总得让人感觉可量度可考核,因此,预期发表**篇论文(包括SCI论文、中文核心期刊论文等)、取得几个软件著作权或者专利的情况还是要写出来,含混不清的表述给人印象不好,至少让人觉得投入几十万,科研成效比较低的话还是不资助了。当然,预期成果要根据前期基础和工作潜力来适度表述,预期成果写得太多也不好,以免最终达不到目标。

十、工作基础与工作条件

此部分主要是看申请人前期是否做过相关的工作,具有前期的工作积累经验。另外还要看看研究方案和技术路线中设计的实验条件、仪器平台等是否满足要求。因此,可以将前期与申请项目相关的工作经历进行简单的阐述。而工作条件则要紧扣申请项目的研究内容与研究方案设计所需的实验条件去写,有些人简单地罗列研究单位所有的实验仪器,既没必要也没扣题,效果不一定好,所以最好是将完成项目研究内容所需的实验条件进行一一阐述就好。总之,这两部分简明扼要地阐述清楚就行,一页纸足够了。

十一、申请人简介要按照要求完整而详细列出

除了青年基金等项目外,大部分类型的项目在“申请人简介”部分要求列出项目申请人和项目组主要参与者的情况。这一部分的目的一是让基金委管理人员和评审专家认识了解申请人和参与者的情况,另一方面也是为了基金委管理人员遴选评审专家时起到回避与项目申请人和参与者有关系的评审专家作用。在这个部分要求申请人和参与者的信息要完整,包括学历和工作简历,这样曾经学习和工作过的地方的评审专家是需要回避的。主要论著目录和获得的学术奖励情况要求列出所有作者名字和所有获奖人员名单,其目的也是为了列出所有与申请人和参与者曾经共同发表过论文和合作过的人员,供挑选评审专家时回避人员所用。申请人往往不按照基金委的要求将所有参与者(特别是博士生、硕士生)的信息都完整地写出来,或者不将论文的全部作者列出来,因此,依托单位基金管理人员就要严格按照要求提醒申请人将此部分写完整,并且参与者的顺序应该与“项目组主要参与者”表中列出的顺序一致。此外,有些申请人会因为前期发表的论著较少,感觉份量不足,就将一些审稿中或刚投稿的论文题目也列出来,这个会给评审专家一个不好的印象,感觉是在凑成果,还不如不写,即使是有接收待刊的论文,如果不附上证明材料,别人也没法评判,所以应该尽量减少这些不加分的内容。

总之,此部分内容是体现申请人的学术积累、学风和学术信誉,必须客观和实事求是。要严格按照撰写提纲的要求来写,既不能过分发挥也不能自行简化,更不能将申请别的部门的申请书内容直接拷贝过来而不加修改。如果不注意规范填写,评审专家会给出“只有负责人的简历而没有其他成员的信息”、“所列发表论文情况不规范”等评语。

十二、承担科研项目情况

除了青年基金等项目外,其他类型项目通常要求列出申请人和项目组主要参与者正在承担的科研项目情况。既然是限定在“正在承担”的项目,就是目前在研尚未结题的项目,其目的一是看看申请的项目是否存在重复资助的现象,另外也可以看看申请人和项目组主要参与者是否承担了太多了的项目而没有时间和精力投入到本申请项目中。因此,在这个部分如果写出太多的项目肯定不一定有利,但如果不诚实填写而被评审专家发现,也会起到不好的作用,评审专家给出“隐匿所承担的项目情况”就麻烦了。项目太多的申请人固然有这方面的顾虑,但项目太少的人也容易出现问题,为了让评审专家觉得自己有主持科研项目的经历,把已经结题的项目也列出了,让人感觉不按照撰写提纲来写,反而不一定起到正面作用。

十三、完成自然科学基金项目情况

完成自然科学基金项目情况是给基金委管理人员和评审专家参考的一个指标,如果申请人原来承担过基金项目,那么过去做得如何,对评审专家了解申请人的能力和信誉是一个参考指标。同时也可以看一看现在的申请项目与前期工作是不是有联系。因此,如果前期完成了基金项目,可以在这个部分将成果展示一下。但是,在相关成果的详细目录中,最好不要出现未发表的论文目录,因为未发表也没法评判,反而让人觉得有不实的成分。

十四、经费申请说明要详细而合理

因为在申请书的前面有一个“经费申请表”,而且申请书的正文撰写提纲“经费申请说明”中也仅写明“购置5万元以上固定资产及设备等,须逐项说明与项目研究的直接相关性及必要性”,因此,很多申请人往往忽略了这个部分。依托单位基金管理人员因此要耐心地告诉申请人需要补充这一部分,而且应该是将每一科目的详细计算依据和说明写出来。比如稳定碳同位素分析费用,200元/样品,需要200个样品分析满足需求,则总预算为4万元。详细的计算依据和说明,是评审专家判断经费预算是否合理的前提条件,“经费申请表”是一个概算说明,正文中的“经费申请说明”才是详细的说明,因此这个部分不仅不能省略,还应该做到合理、明晰和准确。

十五、其他附件清单和附件材料

其他附件材料指一些特殊情况下申请人需要提供的证明材料,如在职研究生申请的导师同意函、既无高级职称又无博士学位的申请人提交的推荐信等。如果项目组参与者中有国外研究结构的人员,其本人没法在申请书中签字,应该提供一个有其本人签名的证明函,包括同意参与该申请项目,并承担具体的研究工作。以传真件(复印件)或者原件附在申请书的后面作为证明。

申请重点项目,通常指南要求附上5篇代表性论著的首页,这是看看申请人是否具备一定的科研能力。因此在申请书打印出来之后,一定记得附上5篇论著的首页复印件,这是依托单位基金管理人员审核内容之一,如果因为遗忘了这个部分被初筛,也太冤枉了。

十六、申请人签字、盖章必不可少

基金委的管理非常规范也非常严格,因此申请人在将申请书纸质材料交到依托单位基金管理人员之时,应该特别注意检查申请人、项目组主要成员是否都有亲笔签字;依托单位公章和合作研究单位公章是否齐全且符合要求。这一部分尽管看似简单,但忙中出错的几率还是有的,这就要求基金管理人员认真负责、耐心细心,发现问题及时补正,否则因为这么一个不该有的失误耽搁一年,申请人会懊恼很久。

十七、合理利用回避权利,争取更大程度的公平公正评审结果

申请人在提交申请书的时候,如果有想回避的人员,应该与依托单位的基金管理人员沟通,提出希望回避的、最多不超过3个人的人员信息(包括姓名与单位等),然后装入信封,再将它订在申请书的首页,随申请书一起由依托单位提交到基金委。申请人希望回避的人员,通常是私人关系不好(或因学术争论而形成个人矛盾),或者存在学术竞争或有利害关系的人员,因此申请人提出回避申请也是保证最大限度的公平公正评审结果的合理选择。此外,还有一种常见的情况也可以合理利用回避权利,就是申请人对往年评审专家的评语感觉完全不可接受,这一方面可能是评审专家不懂项目的核心内容,另一方面可能是评审专家与申请人对预期成果的评判完全不同。不管怎样,如果申请人感觉某一位评审专家的评审意见根本不是客观公正的,那么也可以将这个评审意见全文拷贝出来贴在回避申请里,并提出合理请求要求回避这个评审专家,即使不知道这个专家倒底是谁,但基金委学科管理人员在觉得要求合理的情况下,一般都会考虑换一个专家。

综合以上这些内容可以发现,如果一份申请书能够做到申请人提前酝酿、构思,科学问题抓得准,研究内容和研究方案明确可行,并且在内容和形式方面都很规整,那么顺利通过函评的可能性就比较高。在这个过程中,依托单位基金管理人员的审核和指导,申请人的配合和理解,将形成良性互动,一方面有助于提高申请人的认识理解、提升申请书的质量,另一方面也会提高整个单位的资助率、让管理人员心里有一种成就感。如此良性循环下去,科研人员会越来越有信心撰写出高质量的申请书,而管理人员也在卓有成效的工作上心甘情愿地做好服务工作,单位进入一个良好的轨道运行。
国家自然科学基金是中国支持基础研究和应用基础研究的主渠道,同时也是全国广大科研人员赖以生存和发展、获得学术成长的最重要的资助来源。除了“杰出青年基金”、重点项目等资助名额有限的项目之外,基金委的面上基金、青年基金因为覆盖面广、获资助者多,是与广大普通科研人员最密切相关的项目,同时也是获得认同感最高的项目类型,被中国科学界视为公平、公正的资助体系。

基金申请既然是最公平公正的,那么申请书的质量就是决定成败的最关键因素。而申请书的质量,其实质反映在科学问题是否凝炼到位,研究内容和研究目标是否切中科学问题,技术路线和研究方案是否具体可行,申请人是否具有前期良好的研究基础,研究条件是否具备等各方面的综合体现。申请书是科研人员根据自己的研究基础和思考进行撰写的,是基金申请的主体,但是,依托单位的基金管理人员在基金申请书的审核阶段也可充分发挥主观能动性,一方面为基金申请书的真实性把关,另外一方面可以根据自身的经验给申请人特别是年轻的科研人员提出修改意见,完善申请书的内容和形式,提高成功率。

作者本人曾经经历过四个角色(基金申请人、基金委兼聘人员、基金申请书函评专家和依托单位基金管理人员),对基金申请和评审过程有一些心得体会。作为基金申请人,经历过前两次申请均无功而返但最终“事不过三”,在第三次申请时终于申请成功;作为基金委兼聘人员,曾经参与过基金委基金管理的全过程,对申请书审核、专家遴选、综合排名等过程比较清楚;作为基金申请书函评专家,对评审和评语撰写有自己的理解;作为依托单位基金管理人员,对申请书的审核、提交、基金过程管理比较熟悉。正因为自己的经历比较丰富,所以作为一个依托单位基金管理人员,常常在审核本单位提交的申请书时容易“错位”,不仅对申请书的形式负责,还对申请书的内容和质量比较在乎,常常提出一些修改意见。这样做虽然增加了自己的工作量,但是成效还比较显著。通过2008-2011年4个年头依托单位基金管理人员的工作,现将在基金申请书审核过程中发现的常见问题、需要注意的事项归纳总结如下。为便于叙述,特以一份申请书为蓝本从头到尾进行阐述。

一、仔细阅读项目指南和申请书撰写提纲

一年一度的《项目指南》,是基金委资助思路和政策的体现,因此认真阅读“申请须知”和“限项申请规定”以及欲申请项目类型的情况介绍,对于申请人来说,了解限项规定和资助强度等信息对撰写申请书非常重要,不能忽略不看。对于依托单位基金管理人员来说,则更是掌握政策、全面把关的根本,因此,每年的《项目指南》出版后,管理人员都应该通读一遍,对“申请须知”和“限项规定”了如指掌,对每一类型项目的具体要求心中有数。这样,才能在审核申请书时有根有据。前几年,基金委对限项规定比较复杂,导致管理人员和科研人员把握不准,从2011年开始,基金委对限项规定进行了大幅度精简,掌握政策相对而言简单了很多。

基金委现在资助的项目类型分为研究项目类、人才项目类和环境条件类等三个大类20多个小类,因此每一类的申请书内容要求就不可能一样。在开始撰写申请书之前,依托单位管理人员可以将每一类申请书的撰写提纲打印出来,以备审核基金申请书撰写是否规范时查阅。2011年基金申请书上明确写明“在撰写过程中,不得删除系统已生成的撰写提纲”、“本要求将作为申请书正文撰写是否规范的评判依据”,这样做的目的,一是规范了申请书的形式,二是可以让评审专家根据提纲来更好地判断申请人是否按要求进行了撰写(如申请人简介里除了申请人本人以外其他项目组成员的情况是否齐全等)。

二、认真准确填写基本信息表,高度重视摘要撰写

基本信息表不是申请书的正文,但却是一个很重要的组成部分。依托单位管理人员通常要关注“职称”填写对不对,不能填报虚假信息,否则一旦被举报填写不实,基金委会做出处罚的。常见的错误是将“博士后”填写为“助理研究员”等。“每年工作时间(月)”填写也要讲究技巧,既不能填得太满(12个月),也不能填得太少(<4个月),如果申请人的项目不太多,任务不饱和的话,填8个月左右比较合适。

另外一个容易出问题的地方是“合作研究单位信息”。如果项目组主要参与者中出现了非本单位人员名单,那么就必须将该单位视为合作研究单位,要在这个地方选择或者填写单位的相关信息。在基金委注册的依托单位必须填写与注册单位公章一致的名称,比如“吉林大学”,而不能填写“吉林大学地球科学学院”。如果不是在基金委注册的依托单位,则必须填写单位的全称并保证与法人单位公章一致。

   项目基本信息这一栏中,重要的是要根据《项目指南》选择好“亚类说明”和附注说明。另外一个值得重视的是要选择好申请代码。第一个申请代码是决定了申请书投递到哪个学部的某一学科来受理评审,是最重要的选择。不同的学科竞争激烈程度不同,同样一份申请书,在某一学科可能因为申请书质量都比较高,竞争激烈而难以提交到会议评审,但如果换一个竞争稍微弱一点儿的学科,就很可能被提交到会议评审了。所以,申请代码1的选择要特别重视,可能的话可以打听一下各学科的竞争程度。申请代码2相对而言就不是那么重要了,最多会在遴选同行专家时参考。

“摘要”是对申请书的高度概况,包括选题的依据、研究的主要内容与目标,研究的方案和路线,以及预期的成果与意义等等。很多申请人不太重视“摘要”的撰写,其实这一短短的400字信息非常重要。有些比较有名的专家一年会收到近30份的申请书,让他们从头到尾将每一份申请书都认认真真地看完,既不现实也不可能。因此,这短短的摘要就显得异常重要,根据摘要函评专家就可以大概知道这份申请书想做什么,能不能做,有多大意义。而且专家在写评审意见时,很大程度上也会参考摘要内容,因此,在这里多费点儿功夫,将申请书的精华浓缩在一起,不仅是对自己的锻炼也有助于专家的评审。

最后,科研人员常常犯的错误是关键词之间不是按照要求用分号(;)分开,而是想当然的用逗号(,),这个虽然不是什么大事,但往往却要基金管理人员指出来进行修改,既浪费时间又浪费纸张。

三、项目组主要参与者要填写准确,与申请人简介部分要呼应

“项目组主要参与者”表中需要注意总人数是根据高级、中级、初级、博士后、博士生、硕士生等数据自动统计的,但常常出现的情况是表中填的人员少,而统计的数据多,究其原因是实名的参与者人数较少,担心被评队伍薄弱,就在研究生一格多填点儿数。其实,这两者应该是一致的。此外,为便于评审专家核对参与者的信息,表中姓名的排序与申请人简介中应该顺序一致。

四、经费申请表填写清楚,注意管理费的计算技巧

经费申请表,是评审专家评判经费设计是否合理的第一印象,申请人要根据科研任务的需要实事求是的填写。需要注意的是在每一笔经费后面要附上简短的计算依据与说明,“备注”一栏不能为空。其次就是要注意“国际合作与交流费”、“劳务费”是有上限规定的,不同类型的项目规定不同,要根据基金委的规定填报。最常见的问题是在“管理费”上,基金委规定管理费的上限为5%,一般的单位估计都是以上限来要求的。这个5%是指总经费的5%,也就是说是“合计”的5%,但很多申请人通常是认为是“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和的5%,结果造成管理费总是超过“合计”的5%。这个其实有一个小技巧,就是在大体确定了“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和后,将总申请经费确定下来,再乘以5%将管理费确定下来,微调一下研究经费中的某一科目,所有数据就比较一致了。

五、项目的立项依据是立项的根本,突出科学问题且简洁明了很重要

每一个申请人在申请基金之前都需要回答“3W”问题(Why—为什么要申请基金项目,即为了解决某一科学问题,这是选题依据;为什么要解决该科学问题,有什么科学意义?这是立论依据;What—为了解决该科学问题,应该做什么?这是研究目标和研究内容;How—如何做?这是研究方案和技术路线)。如果申请人能够很好地回答“3W”问题,那么申请书写起来就不费劲,而如果没有充分思考,那么很可能会出现:(1)对创新性科学问题把握不准,对选择研究的科学问题缺乏有效的论述,导致研究目标不明确;(2)对拟开展的研究工作缺少清晰的构思,也没有准确地提出拟解决的关键科学问题,使人怀疑申请人是否可以解决问题;(3)对拟采取的研究方案和技术路线缺少可行性论证,特别是对拟使用的仪器设备是否落实缺少说明,使评审专家难以确定其可行性;(4)对申请项目拟定的预期成果过高、过多,评审专家基于研究队伍以往的学术积累、学术信用提出疑问,认为其难以实现预定目标;(5)经费预算不严谨,有时为了达到申请强度而拼凑预算经费,与研究方案中的设计不相称,与实际经费需求差距过大。

项目的立项依据是决定申请是否能够立项的根本。基金资助的是基础研究和应用基础研究,因此是针对科学问题而不是技术问题来进行资助,所以,找准科学问题,围绕科学问题来设计研究内容和研究方案是获得立项的前提条件。但是,科学问题有大有小,基金委坚持有限目标的资助方式,即使是重点项目也不能提太大的科学问题,资助面更广的面上项目,则更是要具体到一个明确的科学问题,切忌题目太大,研究内容过多,否则评审专家会给出一句“研究内容和研究目标太大,难以完成,不予资助”。

在立项依据的撰写过程中,应该首先提出存在的科学问题,然后阐述国内外针对这一科学问题的研究现状,再根据前人的问题提出自己的解决思路。在国内外研究现状的撰写过程中,经常看见一些申请书人为地将科学问题和研究现状割裂开来进行撰写,其主要表现是先提出一个未解决的科学问题,然后将国外同行和国内同行做过的相关工作像写读书报告一样罗列出来而没有任何评论或者归纳总结。这种写法,虽然让评审专家知道申请人看过了很多文献,但却无法说服专家相信申请人已经知道了前人的优劣,从而对申请人的立项依据是否充分存有怀疑。一个好的立项依据,应该是针对存在的科学问题,高度概括国内外同行对这一科学问题做了某一或某些方面的工作,但仍然因为某种原因而没有解决,从而提出自己对这一问题的思考和解决思路(切入点和创新性的体现)。这样写,评审专家会觉得申请人既抓准了科学问题,又对国内外研究现状非常了解,在此基础上提出的立项依据是站得住脚的。

申请人在撰写立项依据的时候,除了要清晰地阐述拟研究的科学命题之外,还可以采取合理的、醒目的论述方式,包括重要的句子加黑加粗,明确拟开展研究工作的地区,提供研究区的图件、照片等资料。总之,申请人要站在评审专家的立场上去撰写申请书,让评审专家可以更准确、高效地把握和理解申请人的选题。

在申请书提交到科技处审核的时候,依托单位基金管理人员会面对着大量的申请书,并且通常是在截止时间之前几天集中送来,因此很多时候基金管理人员没有太多的时间仔细看申请书的内容,更多的注意力是放在形式审查上,但如果能够从头到尾将申请书看一遍,特别是针对立项依据的撰写提出中肯的意见,对年轻的科研人员来说可能会起到“四两拨千斤”的作用,一旦领悟、受益终身。

六、项目的研究内容、研究目标,以及拟解决的关键科学问题要清楚

项目的研究内容和研究目标,是一个申请书的主体部分。科学问题抓准了,国内外的研究现状也清楚之后,如何通过自己的研究去解决科学问题就是这部分应该阐述的内容。任何一项研究都有一个研究目标,但要达到这个目标是要通过几个方面的工作(研究内容)才能完成的。因此,针对科学问题而设计的研究目标,以及为达到这个目标而设计的研究内容是一个互为关联的有机整体。在撰写的时候要有层次感和递进感,要给评审专家一个深刻印象即研究内容都是围绕研究目标而设计的,而完成这些任务之后就能够为解决存在的科学问题提供帮助。

“拟解决的关键科学问题”是否能抓准也是申请人能力的体现。围绕研究目标开展的几个方面的研究内容,哪1-2个问题是对完成任务达到预定目标来说是最关键、最难以突破的问题。比如,要根据某一湖泊沉积物来反演过去1万年来的高分辨率古气候变化,定年问题可能就是最关键的科学问题,因为年龄不准,反演的时间就不准,难以与别的记录进行对比。因此,根据各申请项目的实际情况,找出最困难而不得不突破的科学问题就能写好这部分内容。千万不要将研究内容重复一遍或者将只要去做实验分析就能得到结果的研究内容列为“拟解决的关键科学问题”,否则会让评审专家感觉申请人抓关键问题抓不准。

总之,研究内容、研究目标和拟解决的关键问题,体现的是申请人解决科学问题的学术思路。包括:需要用基金资助的经费去做哪些主要的研究工作(需要具体阐述,不能笼统);具体的研究对象是什么(是否适合开展此项研究);具体做哪些研究,可能会做到什么程度(根据所涉及的研究内容,拟达到什么样的研究目标,研究目标不是越高越好);拟解决的关键问题(关键的突破口)。如果按照这个思路写下来,就非常具体而清晰,如果不这么写,评审专家就会给出“研究内容不具体”或者“太简单,内容空泛”;“关键科学问题不明确”;“科学思路不清楚”等评语。

七、拟采取的研究方案及可行性分析要具体

一份好的申请书,在有了顶层设计之后,剩下的就是让评审专家觉得申请人能做好、能完成任务。因此,拟采取的研究方案一定要具体且让人感觉切实可行。

研究方案和技术路线的撰写一定要紧紧围绕研究内容来写,每一个研究内容通过哪几个方面的实验分析去完成,包括用到的方法和理论基础、需要的仪器型号和实验流程、测试分析的样品数量和分析地点等信息都尽可能写详细一些。有些申请书这个部分写得非常简略,通常是几句话就带过去了,让评审专家不知道他倒底去哪里测试分析,分析的理论基础是否可行,分析的数量是否满足需求。因此,这部分如果不详细阐述,就通常会得到“研究方案不具体”、“技术路线粗略”、“关键仪器设备不落实”等评语。此外,这部分内容与经费预算其实是紧密相关的,做多少分析才能预算多少经费,如果没有一个数量的表述或者数量有误,评审专家还会给出“分析/试验内容与经费预算不匹配”的评语。

八、本项目的特色与创新之处要画龙点睛、简单明了

很多人写申请书,生怕别人看不明白,将项目的特色和创新之处从立项依据到研究内容、研究方案等等重复一遍写得太多、太复杂。其实,这部分内容应该尽量写得精炼一点儿,一个申请书有2-3个特色和创新之处就很不错了,多了就让人觉得不是创新或者太平淡了。另外,评审专家在撰写评语时,通常要参考这部分内容,因此,申请人自己将申请书的精华凝炼出来,其实也有助于评审专家去写评语,如果自己都整理不清楚,非得让评审专家去慢慢抠出来,对评语的撰写不一定有利。

九、年度研究计划及预期研究成果要实事求是

年度研究计划要根据研究工作的预期计划进行撰写,虽然申请人常常不把这个当成重点而且写得有点儿“八股”风范,但是写得通顺流畅而不做作才是本事。其实一个好的研究计划应该是根据研究方案和路线来写,最终的目的是通过几年的研究工作,完成研究内容达到研究目标。所以,围绕这个中心来安排年度计划才是让人觉得可行的。如果照抄别人的“第一年上半年收集整理文献、准备……”,实在是让人感觉是为了凑时间和凑文字在写。

另外,虽然科学探索允许失败,但是自然科学基金资助的毕竟是基础研究和应用基础研究,因此,研究结果总得让人感觉可量度可考核,因此,预期发表**篇论文(包括SCI论文、中文核心期刊论文等)、取得几个软件著作权或者专利的情况还是要写出来,含混不清的表述给人印象不好,至少让人觉得投入几十万,科研成效比较低的话还是不资助了。当然,预期成果要根据前期基础和工作潜力来适度表述,预期成果写得太多也不好,以免最终达不到目标。

十、工作基础与工作条件

此部分主要是看申请人前期是否做过相关的工作,具有前期的工作积累经验。另外还要看看研究方案和技术路线中设计的实验条件、仪器平台等是否满足要求。因此,可以将前期与申请项目相关的工作经历进行简单的阐述。而工作条件则要紧扣申请项目的研究内容与研究方案设计所需的实验条件去写,有些人简单地罗列研究单位所有的实验仪器,既没必要也没扣题,效果不一定好,所以最好是将完成项目研究内容所需的实验条件进行一一阐述就好。总之,这两部分简明扼要地阐述清楚就行,一页纸足够了。

十一、申请人简介要按照要求完整而详细列出

除了青年基金等项目外,大部分类型的项目在“申请人简介”部分要求列出项目申请人和项目组主要参与者的情况。这一部分的目的一是让基金委管理人员和评审专家认识了解申请人和参与者的情况,另一方面也是为了基金委管理人员遴选评审专家时起到回避与项目申请人和参与者有关系的评审专家作用。在这个部分要求申请人和参与者的信息要完整,包括学历和工作简历,这样曾经学习和工作过的地方的评审专家是需要回避的。主要论著目录和获得的学术奖励情况要求列出所有作者名字和所有获奖人员名单,其目的也是为了列出所有与申请人和参与者曾经共同发表过论文和合作过的人员,供挑选评审专家时回避人员所用。申请人往往不按照基金委的要求将所有参与者(特别是博士生、硕士生)的信息都完整地写出来,或者不将论文的全部作者列出来,因此,依托单位基金管理人员就要严格按照要求提醒申请人将此部分写完整,并且参与者的顺序应该与“项目组主要参与者”表中列出的顺序一致。此外,有些申请人会因为前期发表的论著较少,感觉份量不足,就将一些审稿中或刚投稿的论文题目也列出来,这个会给评审专家一个不好的印象,感觉是在凑成果,还不如不写,即使是有接收待刊的论文,如果不附上证明材料,别人也没法评判,所以应该尽量减少这些不加分的内容。

总之,此部分内容是体现申请人的学术积累、学风和学术信誉,必须客观和实事求是。要严格按照撰写提纲的要求来写,既不能过分发挥也不能自行简化,更不能将申请别的部门的申请书内容直接拷贝过来而不加修改。如果不注意规范填写,评审专家会给出“只有负责人的简历而没有其他成员的信息”、“所列发表论文情况不规范”等评语。

十二、承担科研项目情况

除了青年基金等项目外,其他类型项目通常要求列出申请人和项目组主要参与者正在承担的科研项目情况。既然是限定在“正在承担”的项目,就是目前在研尚未结题的项目,其目的一是看看申请的项目是否存在重复资助的现象,另外也可以看看申请人和项目组主要参与者是否承担了太多了的项目而没有时间和精力投入到本申请项目中。因此,在这个部分如果写出太多的项目肯定不一定有利,但如果不诚实填写而被评审专家发现,也会起到不好的作用,评审专家给出“隐匿所承担的项目情况”就麻烦了。项目太多的申请人固然有这方面的顾虑,但项目太少的人也容易出现问题,为了让评审专家觉得自己有主持科研项目的经历,把已经结题的项目也列出了,让人感觉不按照撰写提纲来写,反而不一定起到正面作用。

十三、完成自然科学基金项目情况

完成自然科学基金项目情况是给基金委管理人员和评审专家参考的一个指标,如果申请人原来承担过基金项目,那么过去做得如何,对评审专家了解申请人的能力和信誉是一个参考指标。同时也可以看一看现在的申请项目与前期工作是不是有联系。因此,如果前期完成了基金项目,可以在这个部分将成果展示一下。但是,在相关成果的详细目录中,最好不要出现未发表的论文目录,因为未发表也没法评判,反而让人觉得有不实的成分。

十四、经费申请说明要详细而合理

因为在申请书的前面有一个“经费申请表”,而且申请书的正文撰写提纲“经费申请说明”中也仅写明“购置5万元以上固定资产及设备等,须逐项说明与项目研究的直接相关性及必要性”,因此,很多申请人往往忽略了这个部分。依托单位基金管理人员因此要耐心地告诉申请人需要补充这一部分,而且应该是将每一科目的详细计算依据和说明写出来。比如稳定碳同位素分析费用,200元/样品,需要200个样品分析满足需求,则总预算为4万元。详细的计算依据和说明,是评审专家判断经费预算是否合理的前提条件,“经费申请表”是一个概算说明,正文中的“经费申请说明”才是详细的说明,因此这个部分不仅不能省略,还应该做到合理、明晰和准确。

十五、其他附件清单和附件材料

其他附件材料指一些特殊情况下申请人需要提供的证明材料,如在职研究生申请的导师同意函、既无高级职称又无博士学位的申请人提交的推荐信等。如果项目组参与者中有国外研究结构的人员,其本人没法在申请书中签字,应该提供一个有其本人签名的证明函,包括同意参与该申请项目,并承担具体的研究工作。以传真件(复印件)或者原件附在申请书的后面作为证明。

申请重点项目,通常指南要求附上5篇代表性论著的首页,这是看看申请人是否具备一定的科研能力。因此在申请书打印出来之后,一定记得附上5篇论著的首页复印件,这是依托单位基金管理人员审核内容之一,如果因为遗忘了这个部分被初筛,也太冤枉了。

十六、申请人签字、盖章必不可少

基金委的管理非常规范也非常严格,因此申请人在将申请书纸质材料交到依托单位基金管理人员之时,应该特别注意检查申请人、项目组主要成员是否都有亲笔签字;依托单位公章和合作研究单位公章是否齐全且符合要求。这一部分尽管看似简单,但忙中出错的几率还是有的,这就要求基金管理人员认真负责、耐心细心,发现问题及时补正,否则因为这么一个不该有的失误耽搁一年,申请人会懊恼很久。

十七、合理利用回避权利,争取更大程度的公平公正评审结果

申请人在提交申请书的时候,如果有想回避的人员,应该与依托单位的基金管理人员沟通,提出希望回避的、最多不超过3个人的人员信息(包括姓名与单位等),然后装入信封,再将它订在申请书的首页,随申请书一起由依托单位提交到基金委。申请人希望回避的人员,通常是私人关系不好(或因学术争论而形成个人矛盾),或者存在学术竞争或有利害关系的人员,因此申请人提出回避申请也是保证最大限度的公平公正评审结果的合理选择。此外,还有一种常见的情况也可以合理利用回避权利,就是申请人对往年评审专家的评语感觉完全不可接受,这一方面可能是评审专家不懂项目的核心内容,另一方面可能是评审专家与申请人对预期成果的评判完全不同。不管怎样,如果申请人感觉某一位评审专家的评审意见根本不是客观公正的,那么也可以将这个评审意见全文拷贝出来贴在回避申请里,并提出合理请求要求回避这个评审专家,即使不知道这个专家倒底是谁,但基金委学科管理人员在觉得要求合理的情况下,一般都会考虑换一个专家。

综合以上这些内容可以发现,如果一份申请书能够做到申请人提前酝酿、构思,科学问题抓得准,研究内容和研究方案明确可行,并且在内容和形式方面都很规整,那么顺利通过函评的可能性就比较高。在这个过程中,依托单位基金管理人员的审核和指导,申请人的配合和理解,将形成良性互动,一方面有助于提高申请人的认识理解、提升申请书的质量,另一方面也会提高整个单位的资助率、让管理人员心里有一种成就感。如此良性循环下去,科研人员会越来越有信心撰写出高质量的申请书,而管理人员也在卓有成效的工作上心甘情愿地做好服务工作,单位进入一个良好的轨道运行。
国家自然科学基金是中国支持基础研究和应用基础研究的主渠道,同时也是全国广大科研人员赖以生存和发展、获得学术成长的最重要的资助来源。除了“杰出青年基金”、重点项目等资助名额有限的项目之外,基金委的面上基金、青年基金因为覆盖面广、获资助者多,是与广大普通科研人员最密切相关的项目,同时也是获得认同感最高的项目类型,被中国科学界视为公平、公正的资助体系。

基金申请既然是最公平公正的,那么申请书的质量就是决定成败的最关键因素。而申请书的质量,其实质反映在科学问题是否凝炼到位,研究内容和研究目标是否切中科学问题,技术路线和研究方案是否具体可行,申请人是否具有前期良好的研究基础,研究条件是否具备等各方面的综合体现。申请书是科研人员根据自己的研究基础和思考进行撰写的,是基金申请的主体,但是,依托单位的基金管理人员在基金申请书的审核阶段也可充分发挥主观能动性,一方面为基金申请书的真实性把关,另外一方面可以根据自身的经验给申请人特别是年轻的科研人员提出修改意见,完善申请书的内容和形式,提高成功率。

作者本人曾经经历过四个角色(基金申请人、基金委兼聘人员、基金申请书函评专家和依托单位基金管理人员),对基金申请和评审过程有一些心得体会。作为基金申请人,经历过前两次申请均无功而返但最终“事不过三”,在第三次申请时终于申请成功;作为基金委兼聘人员,曾经参与过基金委基金管理的全过程,对申请书审核、专家遴选、综合排名等过程比较清楚;作为基金申请书函评专家,对评审和评语撰写有自己的理解;作为依托单位基金管理人员,对申请书的审核、提交、基金过程管理比较熟悉。正因为自己的经历比较丰富,所以作为一个依托单位基金管理人员,常常在审核本单位提交的申请书时容易“错位”,不仅对申请书的形式负责,还对申请书的内容和质量比较在乎,常常提出一些修改意见。这样做虽然增加了自己的工作量,但是成效还比较显著。通过2008-2011年4个年头依托单位基金管理人员的工作,现将在基金申请书审核过程中发现的常见问题、需要注意的事项归纳总结如下。为便于叙述,特以一份申请书为蓝本从头到尾进行阐述。

一、仔细阅读项目指南和申请书撰写提纲

一年一度的《项目指南》,是基金委资助思路和政策的体现,因此认真阅读“申请须知”和“限项申请规定”以及欲申请项目类型的情况介绍,对于申请人来说,了解限项规定和资助强度等信息对撰写申请书非常重要,不能忽略不看。对于依托单位基金管理人员来说,则更是掌握政策、全面把关的根本,因此,每年的《项目指南》出版后,管理人员都应该通读一遍,对“申请须知”和“限项规定”了如指掌,对每一类型项目的具体要求心中有数。这样,才能在审核申请书时有根有据。前几年,基金委对限项规定比较复杂,导致管理人员和科研人员把握不准,从2011年开始,基金委对限项规定进行了大幅度精简,掌握政策相对而言简单了很多。

基金委现在资助的项目类型分为研究项目类、人才项目类和环境条件类等三个大类20多个小类,因此每一类的申请书内容要求就不可能一样。在开始撰写申请书之前,依托单位管理人员可以将每一类申请书的撰写提纲打印出来,以备审核基金申请书撰写是否规范时查阅。2011年基金申请书上明确写明“在撰写过程中,不得删除系统已生成的撰写提纲”、“本要求将作为申请书正文撰写是否规范的评判依据”,这样做的目的,一是规范了申请书的形式,二是可以让评审专家根据提纲来更好地判断申请人是否按要求进行了撰写(如申请人简介里除了申请人本人以外其他项目组成员的情况是否齐全等)。

二、认真准确填写基本信息表,高度重视摘要撰写

基本信息表不是申请书的正文,但却是一个很重要的组成部分。依托单位管理人员通常要关注“职称”填写对不对,不能填报虚假信息,否则一旦被举报填写不实,基金委会做出处罚的。常见的错误是将“博士后”填写为“助理研究员”等。“每年工作时间(月)”填写也要讲究技巧,既不能填得太满(12个月),也不能填得太少(<4个月),如果申请人的项目不太多,任务不饱和的话,填8个月左右比较合适。

另外一个容易出问题的地方是“合作研究单位信息”。如果项目组主要参与者中出现了非本单位人员名单,那么就必须将该单位视为合作研究单位,要在这个地方选择或者填写单位的相关信息。在基金委注册的依托单位必须填写与注册单位公章一致的名称,比如“吉林大学”,而不能填写“吉林大学地球科学学院”。如果不是在基金委注册的依托单位,则必须填写单位的全称并保证与法人单位公章一致。

   项目基本信息这一栏中,重要的是要根据《项目指南》选择好“亚类说明”和附注说明。另外一个值得重视的是要选择好申请代码。第一个申请代码是决定了申请书投递到哪个学部的某一学科来受理评审,是最重要的选择。不同的学科竞争激烈程度不同,同样一份申请书,在某一学科可能因为申请书质量都比较高,竞争激烈而难以提交到会议评审,但如果换一个竞争稍微弱一点儿的学科,就很可能被提交到会议评审了。所以,申请代码1的选择要特别重视,可能的话可以打听一下各学科的竞争程度。申请代码2相对而言就不是那么重要了,最多会在遴选同行专家时参考。

“摘要”是对申请书的高度概况,包括选题的依据、研究的主要内容与目标,研究的方案和路线,以及预期的成果与意义等等。很多申请人不太重视“摘要”的撰写,其实这一短短的400字信息非常重要。有些比较有名的专家一年会收到近30份的申请书,让他们从头到尾将每一份申请书都认认真真地看完,既不现实也不可能。因此,这短短的摘要就显得异常重要,根据摘要函评专家就可以大概知道这份申请书想做什么,能不能做,有多大意义。而且专家在写评审意见时,很大程度上也会参考摘要内容,因此,在这里多费点儿功夫,将申请书的精华浓缩在一起,不仅是对自己的锻炼也有助于专家的评审。

最后,科研人员常常犯的错误是关键词之间不是按照要求用分号(;)分开,而是想当然的用逗号(,),这个虽然不是什么大事,但往往却要基金管理人员指出来进行修改,既浪费时间又浪费纸张。

三、项目组主要参与者要填写准确,与申请人简介部分要呼应

“项目组主要参与者”表中需要注意总人数是根据高级、中级、初级、博士后、博士生、硕士生等数据自动统计的,但常常出现的情况是表中填的人员少,而统计的数据多,究其原因是实名的参与者人数较少,担心被评队伍薄弱,就在研究生一格多填点儿数。其实,这两者应该是一致的。此外,为便于评审专家核对参与者的信息,表中姓名的排序与申请人简介中应该顺序一致。

四、经费申请表填写清楚,注意管理费的计算技巧

经费申请表,是评审专家评判经费设计是否合理的第一印象,申请人要根据科研任务的需要实事求是的填写。需要注意的是在每一笔经费后面要附上简短的计算依据与说明,“备注”一栏不能为空。其次就是要注意“国际合作与交流费”、“劳务费”是有上限规定的,不同类型的项目规定不同,要根据基金委的规定填报。最常见的问题是在“管理费”上,基金委规定管理费的上限为5%,一般的单位估计都是以上限来要求的。这个5%是指总经费的5%,也就是说是“合计”的5%,但很多申请人通常是认为是“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和的5%,结果造成管理费总是超过“合计”的5%。这个其实有一个小技巧,就是在大体确定了“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和后,将总申请经费确定下来,再乘以5%将管理费确定下来,微调一下研究经费中的某一科目,所有数据就比较一致了。

五、项目的立项依据是立项的根本,突出科学问题且简洁明了很重要

每一个申请人在申请基金之前都需要回答“3W”问题(Why—为什么要申请基金项目,即为了解决某一科学问题,这是选题依据;为什么要解决该科学问题,有什么科学意义?这是立论依据;What—为了解决该科学问题,应该做什么?这是研究目标和研究内容;How—如何做?这是研究方案和技术路线)。如果申请人能够很好地回答“3W”问题,那么申请书写起来就不费劲,而如果没有充分思考,那么很可能会出现:(1)对创新性科学问题把握不准,对选择研究的科学问题缺乏有效的论述,导致研究目标不明确;(2)对拟开展的研究工作缺少清晰的构思,也没有准确地提出拟解决的关键科学问题,使人怀疑申请人是否可以解决问题;(3)对拟采取的研究方案和技术路线缺少可行性论证,特别是对拟使用的仪器设备是否落实缺少说明,使评审专家难以确定其可行性;(4)对申请项目拟定的预期成果过高、过多,评审专家基于研究队伍以往的学术积累、学术信用提出疑问,认为其难以实现预定目标;(5)经费预算不严谨,有时为了达到申请强度而拼凑预算经费,与研究方案中的设计不相称,与实际经费需求差距过大。

项目的立项依据是决定申请是否能够立项的根本。基金资助的是基础研究和应用基础研究,因此是针对科学问题而不是技术问题来进行资助,所以,找准科学问题,围绕科学问题来设计研究内容和研究方案是获得立项的前提条件。但是,科学问题有大有小,基金委坚持有限目标的资助方式,即使是重点项目也不能提太大的科学问题,资助面更广的面上项目,则更是要具体到一个明确的科学问题,切忌题目太大,研究内容过多,否则评审专家会给出一句“研究内容和研究目标太大,难以完成,不予资助”。

在立项依据的撰写过程中,应该首先提出存在的科学问题,然后阐述国内外针对这一科学问题的研究现状,再根据前人的问题提出自己的解决思路。在国内外研究现状的撰写过程中,经常看见一些申请书人为地将科学问题和研究现状割裂开来进行撰写,其主要表现是先提出一个未解决的科学问题,然后将国外同行和国内同行做过的相关工作像写读书报告一样罗列出来而没有任何评论或者归纳总结。这种写法,虽然让评审专家知道申请人看过了很多文献,但却无法说服专家相信申请人已经知道了前人的优劣,从而对申请人的立项依据是否充分存有怀疑。一个好的立项依据,应该是针对存在的科学问题,高度概括国内外同行对这一科学问题做了某一或某些方面的工作,但仍然因为某种原因而没有解决,从而提出自己对这一问题的思考和解决思路(切入点和创新性的体现)。这样写,评审专家会觉得申请人既抓准了科学问题,又对国内外研究现状非常了解,在此基础上提出的立项依据是站得住脚的。

申请人在撰写立项依据的时候,除了要清晰地阐述拟研究的科学命题之外,还可以采取合理的、醒目的论述方式,包括重要的句子加黑加粗,明确拟开展研究工作的地区,提供研究区的图件、照片等资料。总之,申请人要站在评审专家的立场上去撰写申请书,让评审专家可以更准确、高效地把握和理解申请人的选题。

在申请书提交到科技处审核的时候,依托单位基金管理人员会面对着大量的申请书,并且通常是在截止时间之前几天集中送来,因此很多时候基金管理人员没有太多的时间仔细看申请书的内容,更多的注意力是放在形式审查上,但如果能够从头到尾将申请书看一遍,特别是针对立项依据的撰写提出中肯的意见,对年轻的科研人员来说可能会起到“四两拨千斤”的作用,一旦领悟、受益终身。

六、项目的研究内容、研究目标,以及拟解决的关键科学问题要清楚

项目的研究内容和研究目标,是一个申请书的主体部分。科学问题抓准了,国内外的研究现状也清楚之后,如何通过自己的研究去解决科学问题就是这部分应该阐述的内容。任何一项研究都有一个研究目标,但要达到这个目标是要通过几个方面的工作(研究内容)才能完成的。因此,针对科学问题而设计的研究目标,以及为达到这个目标而设计的研究内容是一个互为关联的有机整体。在撰写的时候要有层次感和递进感,要给评审专家一个深刻印象即研究内容都是围绕研究目标而设计的,而完成这些任务之后就能够为解决存在的科学问题提供帮助。

“拟解决的关键科学问题”是否能抓准也是申请人能力的体现。围绕研究目标开展的几个方面的研究内容,哪1-2个问题是对完成任务达到预定目标来说是最关键、最难以突破的问题。比如,要根据某一湖泊沉积物来反演过去1万年来的高分辨率古气候变化,定年问题可能就是最关键的科学问题,因为年龄不准,反演的时间就不准,难以与别的记录进行对比。因此,根据各申请项目的实际情况,找出最困难而不得不突破的科学问题就能写好这部分内容。千万不要将研究内容重复一遍或者将只要去做实验分析就能得到结果的研究内容列为“拟解决的关键科学问题”,否则会让评审专家感觉申请人抓关键问题抓不准。

总之,研究内容、研究目标和拟解决的关键问题,体现的是申请人解决科学问题的学术思路。包括:需要用基金资助的经费去做哪些主要的研究工作(需要具体阐述,不能笼统);具体的研究对象是什么(是否适合开展此项研究);具体做哪些研究,可能会做到什么程度(根据所涉及的研究内容,拟达到什么样的研究目标,研究目标不是越高越好);拟解决的关键问题(关键的突破口)。如果按照这个思路写下来,就非常具体而清晰,如果不这么写,评审专家就会给出“研究内容不具体”或者“太简单,内容空泛”;“关键科学问题不明确”;“科学思路不清楚”等评语。

七、拟采取的研究方案及可行性分析要具体

一份好的申请书,在有了顶层设计之后,剩下的就是让评审专家觉得申请人能做好、能完成任务。因此,拟采取的研究方案一定要具体且让人感觉切实可行。

研究方案和技术路线的撰写一定要紧紧围绕研究内容来写,每一个研究内容通过哪几个方面的实验分析去完成,包括用到的方法和理论基础、需要的仪器型号和实验流程、测试分析的样品数量和分析地点等信息都尽可能写详细一些。有些申请书这个部分写得非常简略,通常是几句话就带过去了,让评审专家不知道他倒底去哪里测试分析,分析的理论基础是否可行,分析的数量是否满足需求。因此,这部分如果不详细阐述,就通常会得到“研究方案不具体”、“技术路线粗略”、“关键仪器设备不落实”等评语。此外,这部分内容与经费预算其实是紧密相关的,做多少分析才能预算多少经费,如果没有一个数量的表述或者数量有误,评审专家还会给出“分析/试验内容与经费预算不匹配”的评语。

八、本项目的特色与创新之处要画龙点睛、简单明了

很多人写申请书,生怕别人看不明白,将项目的特色和创新之处从立项依据到研究内容、研究方案等等重复一遍写得太多、太复杂。其实,这部分内容应该尽量写得精炼一点儿,一个申请书有2-3个特色和创新之处就很不错了,多了就让人觉得不是创新或者太平淡了。另外,评审专家在撰写评语时,通常要参考这部分内容,因此,申请人自己将申请书的精华凝炼出来,其实也有助于评审专家去写评语,如果自己都整理不清楚,非得让评审专家去慢慢抠出来,对评语的撰写不一定有利。

九、年度研究计划及预期研究成果要实事求是

年度研究计划要根据研究工作的预期计划进行撰写,虽然申请人常常不把这个当成重点而且写得有点儿“八股”风范,但是写得通顺流畅而不做作才是本事。其实一个好的研究计划应该是根据研究方案和路线来写,最终的目的是通过几年的研究工作,完成研究内容达到研究目标。所以,围绕这个中心来安排年度计划才是让人觉得可行的。如果照抄别人的“第一年上半年收集整理文献、准备……”,实在是让人感觉是为了凑时间和凑文字在写。

另外,虽然科学探索允许失败,但是自然科学基金资助的毕竟是基础研究和应用基础研究,因此,研究结果总得让人感觉可量度可考核,因此,预期发表**篇论文(包括SCI论文、中文核心期刊论文等)、取得几个软件著作权或者专利的情况还是要写出来,含混不清的表述给人印象不好,至少让人觉得投入几十万,科研成效比较低的话还是不资助了。当然,预期成果要根据前期基础和工作潜力来适度表述,预期成果写得太多也不好,以免最终达不到目标。

十、工作基础与工作条件

此部分主要是看申请人前期是否做过相关的工作,具有前期的工作积累经验。另外还要看看研究方案和技术路线中设计的实验条件、仪器平台等是否满足要求。因此,可以将前期与申请项目相关的工作经历进行简单的阐述。而工作条件则要紧扣申请项目的研究内容与研究方案设计所需的实验条件去写,有些人简单地罗列研究单位所有的实验仪器,既没必要也没扣题,效果不一定好,所以最好是将完成项目研究内容所需的实验条件进行一一阐述就好。总之,这两部分简明扼要地阐述清楚就行,一页纸足够了。

十一、申请人简介要按照要求完整而详细列出

除了青年基金等项目外,大部分类型的项目在“申请人简介”部分要求列出项目申请人和项目组主要参与者的情况。这一部分的目的一是让基金委管理人员和评审专家认识了解申请人和参与者的情况,另一方面也是为了基金委管理人员遴选评审专家时起到回避与项目申请人和参与者有关系的评审专家作用。在这个部分要求申请人和参与者的信息要完整,包括学历和工作简历,这样曾经学习和工作过的地方的评审专家是需要回避的。主要论著目录和获得的学术奖励情况要求列出所有作者名字和所有获奖人员名单,其目的也是为了列出所有与申请人和参与者曾经共同发表过论文和合作过的人员,供挑选评审专家时回避人员所用。申请人往往不按照基金委的要求将所有参与者(特别是博士生、硕士生)的信息都完整地写出来,或者不将论文的全部作者列出来,因此,依托单位基金管理人员就要严格按照要求提醒申请人将此部分写完整,并且参与者的顺序应该与“项目组主要参与者”表中列出的顺序一致。此外,有些申请人会因为前期发表的论著较少,感觉份量不足,就将一些审稿中或刚投稿的论文题目也列出来,这个会给评审专家一个不好的印象,感觉是在凑成果,还不如不写,即使是有接收待刊的论文,如果不附上证明材料,别人也没法评判,所以应该尽量减少这些不加分的内容。

总之,此部分内容是体现申请人的学术积累、学风和学术信誉,必须客观和实事求是。要严格按照撰写提纲的要求来写,既不能过分发挥也不能自行简化,更不能将申请别的部门的申请书内容直接拷贝过来而不加修改。如果不注意规范填写,评审专家会给出“只有负责人的简历而没有其他成员的信息”、“所列发表论文情况不规范”等评语。

十二、承担科研项目情况

除了青年基金等项目外,其他类型项目通常要求列出申请人和项目组主要参与者正在承担的科研项目情况。既然是限定在“正在承担”的项目,就是目前在研尚未结题的项目,其目的一是看看申请的项目是否存在重复资助的现象,另外也可以看看申请人和项目组主要参与者是否承担了太多了的项目而没有时间和精力投入到本申请项目中。因此,在这个部分如果写出太多的项目肯定不一定有利,但如果不诚实填写而被评审专家发现,也会起到不好的作用,评审专家给出“隐匿所承担的项目情况”就麻烦了。项目太多的申请人固然有这方面的顾虑,但项目太少的人也容易出现问题,为了让评审专家觉得自己有主持科研项目的经历,把已经结题的项目也列出了,让人感觉不按照撰写提纲来写,反而不一定起到正面作用。

十三、完成自然科学基金项目情况

完成自然科学基金项目情况是给基金委管理人员和评审专家参考的一个指标,如果申请人原来承担过基金项目,那么过去做得如何,对评审专家了解申请人的能力和信誉是一个参考指标。同时也可以看一看现在的申请项目与前期工作是不是有联系。因此,如果前期完成了基金项目,可以在这个部分将成果展示一下。但是,在相关成果的详细目录中,最好不要出现未发表的论文目录,因为未发表也没法评判,反而让人觉得有不实的成分。

十四、经费申请说明要详细而合理

因为在申请书的前面有一个“经费申请表”,而且申请书的正文撰写提纲“经费申请说明”中也仅写明“购置5万元以上固定资产及设备等,须逐项说明与项目研究的直接相关性及必要性”,因此,很多申请人往往忽略了这个部分。依托单位基金管理人员因此要耐心地告诉申请人需要补充这一部分,而且应该是将每一科目的详细计算依据和说明写出来。比如稳定碳同位素分析费用,200元/样品,需要200个样品分析满足需求,则总预算为4万元。详细的计算依据和说明,是评审专家判断经费预算是否合理的前提条件,“经费申请表”是一个概算说明,正文中的“经费申请说明”才是详细的说明,因此这个部分不仅不能省略,还应该做到合理、明晰和准确。

十五、其他附件清单和附件材料

其他附件材料指一些特殊情况下申请人需要提供的证明材料,如在职研究生申请的导师同意函、既无高级职称又无博士学位的申请人提交的推荐信等。如果项目组参与者中有国外研究结构的人员,其本人没法在申请书中签字,应该提供一个有其本人签名的证明函,包括同意参与该申请项目,并承担具体的研究工作。以传真件(复印件)或者原件附在申请书的后面作为证明。

申请重点项目,通常指南要求附上5篇代表性论著的首页,这是看看申请人是否具备一定的科研能力。因此在申请书打印出来之后,一定记得附上5篇论著的首页复印件,这是依托单位基金管理人员审核内容之一,如果因为遗忘了这个部分被初筛,也太冤枉了。

十六、申请人签字、盖章必不可少

基金委的管理非常规范也非常严格,因此申请人在将申请书纸质材料交到依托单位基金管理人员之时,应该特别注意检查申请人、项目组主要成员是否都有亲笔签字;依托单位公章和合作研究单位公章是否齐全且符合要求。这一部分尽管看似简单,但忙中出错的几率还是有的,这就要求基金管理人员认真负责、耐心细心,发现问题及时补正,否则因为这么一个不该有的失误耽搁一年,申请人会懊恼很久。

十七、合理利用回避权利,争取更大程度的公平公正评审结果

申请人在提交申请书的时候,如果有想回避的人员,应该与依托单位的基金管理人员沟通,提出希望回避的、最多不超过3个人的人员信息(包括姓名与单位等),然后装入信封,再将它订在申请书的首页,随申请书一起由依托单位提交到基金委。申请人希望回避的人员,通常是私人关系不好(或因学术争论而形成个人矛盾),或者存在学术竞争或有利害关系的人员,因此申请人提出回避申请也是保证最大限度的公平公正评审结果的合理选择。此外,还有一种常见的情况也可以合理利用回避权利,就是申请人对往年评审专家的评语感觉完全不可接受,这一方面可能是评审专家不懂项目的核心内容,另一方面可能是评审专家与申请人对预期成果的评判完全不同。不管怎样,如果申请人感觉某一位评审专家的评审意见根本不是客观公正的,那么也可以将这个评审意见全文拷贝出来贴在回避申请里,并提出合理请求要求回避这个评审专家,即使不知道这个专家倒底是谁,但基金委学科管理人员在觉得要求合理的情况下,一般都会考虑换一个专家。

综合以上这些内容可以发现,如果一份申请书能够做到申请人提前酝酿、构思,科学问题抓得准,研究内容和研究方案明确可行,并且在内容和形式方面都很规整,那么顺利通过函评的可能性就比较高。在这个过程中,依托单位基金管理人员的审核和指导,申请人的配合和理解,将形成良性互动,一方面有助于提高申请人的认识理解、提升申请书的质量,另一方面也会提高整个单位的资助率、让管理人员心里有一种成就感。如此良性循环下去,科研人员会越来越有信心撰写出高质量的申请书,而管理人员也在卓有成效的工作上心甘情愿地做好服务工作,单位进入一个良好的轨道运行。
国家自然科学基金是中国支持基础研究和应用基础研究的主渠道,同时也是全国广大科研人员赖以生存和发展、获得学术成长的最重要的资助来源。除了“杰出青年基金”、重点项目等资助名额有限的项目之外,基金委的面上基金、青年基金因为覆盖面广、获资助者多,是与广大普通科研人员最密切相关的项目,同时也是获得认同感最高的项目类型,被中国科学界视为公平、公正的资助体系。

基金申请既然是最公平公正的,那么申请书的质量就是决定成败的最关键因素。而申请书的质量,其实质反映在科学问题是否凝炼到位,研究内容和研究目标是否切中科学问题,技术路线和研究方案是否具体可行,申请人是否具有前期良好的研究基础,研究条件是否具备等各方面的综合体现。申请书是科研人员根据自己的研究基础和思考进行撰写的,是基金申请的主体,但是,依托单位的基金管理人员在基金申请书的审核阶段也可充分发挥主观能动性,一方面为基金申请书的真实性把关,另外一方面可以根据自身的经验给申请人特别是年轻的科研人员提出修改意见,完善申请书的内容和形式,提高成功率。

作者本人曾经经历过四个角色(基金申请人、基金委兼聘人员、基金申请书函评专家和依托单位基金管理人员),对基金申请和评审过程有一些心得体会。作为基金申请人,经历过前两次申请均无功而返但最终“事不过三”,在第三次申请时终于申请成功;作为基金委兼聘人员,曾经参与过基金委基金管理的全过程,对申请书审核、专家遴选、综合排名等过程比较清楚;作为基金申请书函评专家,对评审和评语撰写有自己的理解;作为依托单位基金管理人员,对申请书的审核、提交、基金过程管理比较熟悉。正因为自己的经历比较丰富,所以作为一个依托单位基金管理人员,常常在审核本单位提交的申请书时容易“错位”,不仅对申请书的形式负责,还对申请书的内容和质量比较在乎,常常提出一些修改意见。这样做虽然增加了自己的工作量,但是成效还比较显著。通过2008-2011年4个年头依托单位基金管理人员的工作,现将在基金申请书审核过程中发现的常见问题、需要注意的事项归纳总结如下。为便于叙述,特以一份申请书为蓝本从头到尾进行阐述。

一、仔细阅读项目指南和申请书撰写提纲

一年一度的《项目指南》,是基金委资助思路和政策的体现,因此认真阅读“申请须知”和“限项申请规定”以及欲申请项目类型的情况介绍,对于申请人来说,了解限项规定和资助强度等信息对撰写申请书非常重要,不能忽略不看。对于依托单位基金管理人员来说,则更是掌握政策、全面把关的根本,因此,每年的《项目指南》出版后,管理人员都应该通读一遍,对“申请须知”和“限项规定”了如指掌,对每一类型项目的具体要求心中有数。这样,才能在审核申请书时有根有据。前几年,基金委对限项规定比较复杂,导致管理人员和科研人员把握不准,从2011年开始,基金委对限项规定进行了大幅度精简,掌握政策相对而言简单了很多。

基金委现在资助的项目类型分为研究项目类、人才项目类和环境条件类等三个大类20多个小类,因此每一类的申请书内容要求就不可能一样。在开始撰写申请书之前,依托单位管理人员可以将每一类申请书的撰写提纲打印出来,以备审核基金申请书撰写是否规范时查阅。2011年基金申请书上明确写明“在撰写过程中,不得删除系统已生成的撰写提纲”、“本要求将作为申请书正文撰写是否规范的评判依据”,这样做的目的,一是规范了申请书的形式,二是可以让评审专家根据提纲来更好地判断申请人是否按要求进行了撰写(如申请人简介里除了申请人本人以外其他项目组成员的情况是否齐全等)。

二、认真准确填写基本信息表,高度重视摘要撰写

基本信息表不是申请书的正文,但却是一个很重要的组成部分。依托单位管理人员通常要关注“职称”填写对不对,不能填报虚假信息,否则一旦被举报填写不实,基金委会做出处罚的。常见的错误是将“博士后”填写为“助理研究员”等。“每年工作时间(月)”填写也要讲究技巧,既不能填得太满(12个月),也不能填得太少(<4个月),如果申请人的项目不太多,任务不饱和的话,填8个月左右比较合适。

另外一个容易出问题的地方是“合作研究单位信息”。如果项目组主要参与者中出现了非本单位人员名单,那么就必须将该单位视为合作研究单位,要在这个地方选择或者填写单位的相关信息。在基金委注册的依托单位必须填写与注册单位公章一致的名称,比如“吉林大学”,而不能填写“吉林大学地球科学学院”。如果不是在基金委注册的依托单位,则必须填写单位的全称并保证与法人单位公章一致。

   项目基本信息这一栏中,重要的是要根据《项目指南》选择好“亚类说明”和附注说明。另外一个值得重视的是要选择好申请代码。第一个申请代码是决定了申请书投递到哪个学部的某一学科来受理评审,是最重要的选择。不同的学科竞争激烈程度不同,同样一份申请书,在某一学科可能因为申请书质量都比较高,竞争激烈而难以提交到会议评审,但如果换一个竞争稍微弱一点儿的学科,就很可能被提交到会议评审了。所以,申请代码1的选择要特别重视,可能的话可以打听一下各学科的竞争程度。申请代码2相对而言就不是那么重要了,最多会在遴选同行专家时参考。

“摘要”是对申请书的高度概况,包括选题的依据、研究的主要内容与目标,研究的方案和路线,以及预期的成果与意义等等。很多申请人不太重视“摘要”的撰写,其实这一短短的400字信息非常重要。有些比较有名的专家一年会收到近30份的申请书,让他们从头到尾将每一份申请书都认认真真地看完,既不现实也不可能。因此,这短短的摘要就显得异常重要,根据摘要函评专家就可以大概知道这份申请书想做什么,能不能做,有多大意义。而且专家在写评审意见时,很大程度上也会参考摘要内容,因此,在这里多费点儿功夫,将申请书的精华浓缩在一起,不仅是对自己的锻炼也有助于专家的评审。

最后,科研人员常常犯的错误是关键词之间不是按照要求用分号(;)分开,而是想当然的用逗号(,),这个虽然不是什么大事,但往往却要基金管理人员指出来进行修改,既浪费时间又浪费纸张。

三、项目组主要参与者要填写准确,与申请人简介部分要呼应

“项目组主要参与者”表中需要注意总人数是根据高级、中级、初级、博士后、博士生、硕士生等数据自动统计的,但常常出现的情况是表中填的人员少,而统计的数据多,究其原因是实名的参与者人数较少,担心被评队伍薄弱,就在研究生一格多填点儿数。其实,这两者应该是一致的。此外,为便于评审专家核对参与者的信息,表中姓名的排序与申请人简介中应该顺序一致。

四、经费申请表填写清楚,注意管理费的计算技巧

经费申请表,是评审专家评判经费设计是否合理的第一印象,申请人要根据科研任务的需要实事求是的填写。需要注意的是在每一笔经费后面要附上简短的计算依据与说明,“备注”一栏不能为空。其次就是要注意“国际合作与交流费”、“劳务费”是有上限规定的,不同类型的项目规定不同,要根据基金委的规定填报。最常见的问题是在“管理费”上,基金委规定管理费的上限为5%,一般的单位估计都是以上限来要求的。这个5%是指总经费的5%,也就是说是“合计”的5%,但很多申请人通常是认为是“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和的5%,结果造成管理费总是超过“合计”的5%。这个其实有一个小技巧,就是在大体确定了“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和后,将总申请经费确定下来,再乘以5%将管理费确定下来,微调一下研究经费中的某一科目,所有数据就比较一致了。

五、项目的立项依据是立项的根本,突出科学问题且简洁明了很重要

每一个申请人在申请基金之前都需要回答“3W”问题(Why—为什么要申请基金项目,即为了解决某一科学问题,这是选题依据;为什么要解决该科学问题,有什么科学意义?这是立论依据;What—为了解决该科学问题,应该做什么?这是研究目标和研究内容;How—如何做?这是研究方案和技术路线)。如果申请人能够很好地回答“3W”问题,那么申请书写起来就不费劲,而如果没有充分思考,那么很可能会出现:(1)对创新性科学问题把握不准,对选择研究的科学问题缺乏有效的论述,导致研究目标不明确;(2)对拟开展的研究工作缺少清晰的构思,也没有准确地提出拟解决的关键科学问题,使人怀疑申请人是否可以解决问题;(3)对拟采取的研究方案和技术路线缺少可行性论证,特别是对拟使用的仪器设备是否落实缺少说明,使评审专家难以确定其可行性;(4)对申请项目拟定的预期成果过高、过多,评审专家基于研究队伍以往的学术积累、学术信用提出疑问,认为其难以实现预定目标;(5)经费预算不严谨,有时为了达到申请强度而拼凑预算经费,与研究方案中的设计不相称,与实际经费需求差距过大。

项目的立项依据是决定申请是否能够立项的根本。基金资助的是基础研究和应用基础研究,因此是针对科学问题而不是技术问题来进行资助,所以,找准科学问题,围绕科学问题来设计研究内容和研究方案是获得立项的前提条件。但是,科学问题有大有小,基金委坚持有限目标的资助方式,即使是重点项目也不能提太大的科学问题,资助面更广的面上项目,则更是要具体到一个明确的科学问题,切忌题目太大,研究内容过多,否则评审专家会给出一句“研究内容和研究目标太大,难以完成,不予资助”。

在立项依据的撰写过程中,应该首先提出存在的科学问题,然后阐述国内外针对这一科学问题的研究现状,再根据前人的问题提出自己的解决思路。在国内外研究现状的撰写过程中,经常看见一些申请书人为地将科学问题和研究现状割裂开来进行撰写,其主要表现是先提出一个未解决的科学问题,然后将国外同行和国内同行做过的相关工作像写读书报告一样罗列出来而没有任何评论或者归纳总结。这种写法,虽然让评审专家知道申请人看过了很多文献,但却无法说服专家相信申请人已经知道了前人的优劣,从而对申请人的立项依据是否充分存有怀疑。一个好的立项依据,应该是针对存在的科学问题,高度概括国内外同行对这一科学问题做了某一或某些方面的工作,但仍然因为某种原因而没有解决,从而提出自己对这一问题的思考和解决思路(切入点和创新性的体现)。这样写,评审专家会觉得申请人既抓准了科学问题,又对国内外研究现状非常了解,在此基础上提出的立项依据是站得住脚的。

申请人在撰写立项依据的时候,除了要清晰地阐述拟研究的科学命题之外,还可以采取合理的、醒目的论述方式,包括重要的句子加黑加粗,明确拟开展研究工作的地区,提供研究区的图件、照片等资料。总之,申请人要站在评审专家的立场上去撰写申请书,让评审专家可以更准确、高效地把握和理解申请人的选题。

在申请书提交到科技处审核的时候,依托单位基金管理人员会面对着大量的申请书,并且通常是在截止时间之前几天集中送来,因此很多时候基金管理人员没有太多的时间仔细看申请书的内容,更多的注意力是放在形式审查上,但如果能够从头到尾将申请书看一遍,特别是针对立项依据的撰写提出中肯的意见,对年轻的科研人员来说可能会起到“四两拨千斤”的作用,一旦领悟、受益终身。

六、项目的研究内容、研究目标,以及拟解决的关键科学问题要清楚

项目的研究内容和研究目标,是一个申请书的主体部分。科学问题抓准了,国内外的研究现状也清楚之后,如何通过自己的研究去解决科学问题就是这部分应该阐述的内容。任何一项研究都有一个研究目标,但要达到这个目标是要通过几个方面的工作(研究内容)才能完成的。因此,针对科学问题而设计的研究目标,以及为达到这个目标而设计的研究内容是一个互为关联的有机整体。在撰写的时候要有层次感和递进感,要给评审专家一个深刻印象即研究内容都是围绕研究目标而设计的,而完成这些任务之后就能够为解决存在的科学问题提供帮助。

“拟解决的关键科学问题”是否能抓准也是申请人能力的体现。围绕研究目标开展的几个方面的研究内容,哪1-2个问题是对完成任务达到预定目标来说是最关键、最难以突破的问题。比如,要根据某一湖泊沉积物来反演过去1万年来的高分辨率古气候变化,定年问题可能就是最关键的科学问题,因为年龄不准,反演的时间就不准,难以与别的记录进行对比。因此,根据各申请项目的实际情况,找出最困难而不得不突破的科学问题就能写好这部分内容。千万不要将研究内容重复一遍或者将只要去做实验分析就能得到结果的研究内容列为“拟解决的关键科学问题”,否则会让评审专家感觉申请人抓关键问题抓不准。

总之,研究内容、研究目标和拟解决的关键问题,体现的是申请人解决科学问题的学术思路。包括:需要用基金资助的经费去做哪些主要的研究工作(需要具体阐述,不能笼统);具体的研究对象是什么(是否适合开展此项研究);具体做哪些研究,可能会做到什么程度(根据所涉及的研究内容,拟达到什么样的研究目标,研究目标不是越高越好);拟解决的关键问题(关键的突破口)。如果按照这个思路写下来,就非常具体而清晰,如果不这么写,评审专家就会给出“研究内容不具体”或者“太简单,内容空泛”;“关键科学问题不明确”;“科学思路不清楚”等评语。

七、拟采取的研究方案及可行性分析要具体

一份好的申请书,在有了顶层设计之后,剩下的就是让评审专家觉得申请人能做好、能完成任务。因此,拟采取的研究方案一定要具体且让人感觉切实可行。

研究方案和技术路线的撰写一定要紧紧围绕研究内容来写,每一个研究内容通过哪几个方面的实验分析去完成,包括用到的方法和理论基础、需要的仪器型号和实验流程、测试分析的样品数量和分析地点等信息都尽可能写详细一些。有些申请书这个部分写得非常简略,通常是几句话就带过去了,让评审专家不知道他倒底去哪里测试分析,分析的理论基础是否可行,分析的数量是否满足需求。因此,这部分如果不详细阐述,就通常会得到“研究方案不具体”、“技术路线粗略”、“关键仪器设备不落实”等评语。此外,这部分内容与经费预算其实是紧密相关的,做多少分析才能预算多少经费,如果没有一个数量的表述或者数量有误,评审专家还会给出“分析/试验内容与经费预算不匹配”的评语。

八、本项目的特色与创新之处要画龙点睛、简单明了

很多人写申请书,生怕别人看不明白,将项目的特色和创新之处从立项依据到研究内容、研究方案等等重复一遍写得太多、太复杂。其实,这部分内容应该尽量写得精炼一点儿,一个申请书有2-3个特色和创新之处就很不错了,多了就让人觉得不是创新或者太平淡了。另外,评审专家在撰写评语时,通常要参考这部分内容,因此,申请人自己将申请书的精华凝炼出来,其实也有助于评审专家去写评语,如果自己都整理不清楚,非得让评审专家去慢慢抠出来,对评语的撰写不一定有利。

九、年度研究计划及预期研究成果要实事求是

年度研究计划要根据研究工作的预期计划进行撰写,虽然申请人常常不把这个当成重点而且写得有点儿“八股”风范,但是写得通顺流畅而不做作才是本事。其实一个好的研究计划应该是根据研究方案和路线来写,最终的目的是通过几年的研究工作,完成研究内容达到研究目标。所以,围绕这个中心来安排年度计划才是让人觉得可行的。如果照抄别人的“第一年上半年收集整理文献、准备……”,实在是让人感觉是为了凑时间和凑文字在写。

另外,虽然科学探索允许失败,但是自然科学基金资助的毕竟是基础研究和应用基础研究,因此,研究结果总得让人感觉可量度可考核,因此,预期发表**篇论文(包括SCI论文、中文核心期刊论文等)、取得几个软件著作权或者专利的情况还是要写出来,含混不清的表述给人印象不好,至少让人觉得投入几十万,科研成效比较低的话还是不资助了。当然,预期成果要根据前期基础和工作潜力来适度表述,预期成果写得太多也不好,以免最终达不到目标。

十、工作基础与工作条件

此部分主要是看申请人前期是否做过相关的工作,具有前期的工作积累经验。另外还要看看研究方案和技术路线中设计的实验条件、仪器平台等是否满足要求。因此,可以将前期与申请项目相关的工作经历进行简单的阐述。而工作条件则要紧扣申请项目的研究内容与研究方案设计所需的实验条件去写,有些人简单地罗列研究单位所有的实验仪器,既没必要也没扣题,效果不一定好,所以最好是将完成项目研究内容所需的实验条件进行一一阐述就好。总之,这两部分简明扼要地阐述清楚就行,一页纸足够了。

十一、申请人简介要按照要求完整而详细列出

除了青年基金等项目外,大部分类型的项目在“申请人简介”部分要求列出项目申请人和项目组主要参与者的情况。这一部分的目的一是让基金委管理人员和评审专家认识了解申请人和参与者的情况,另一方面也是为了基金委管理人员遴选评审专家时起到回避与项目申请人和参与者有关系的评审专家作用。在这个部分要求申请人和参与者的信息要完整,包括学历和工作简历,这样曾经学习和工作过的地方的评审专家是需要回避的。主要论著目录和获得的学术奖励情况要求列出所有作者名字和所有获奖人员名单,其目的也是为了列出所有与申请人和参与者曾经共同发表过论文和合作过的人员,供挑选评审专家时回避人员所用。申请人往往不按照基金委的要求将所有参与者(特别是博士生、硕士生)的信息都完整地写出来,或者不将论文的全部作者列出来,因此,依托单位基金管理人员就要严格按照要求提醒申请人将此部分写完整,并且参与者的顺序应该与“项目组主要参与者”表中列出的顺序一致。此外,有些申请人会因为前期发表的论著较少,感觉份量不足,就将一些审稿中或刚投稿的论文题目也列出来,这个会给评审专家一个不好的印象,感觉是在凑成果,还不如不写,即使是有接收待刊的论文,如果不附上证明材料,别人也没法评判,所以应该尽量减少这些不加分的内容。

总之,此部分内容是体现申请人的学术积累、学风和学术信誉,必须客观和实事求是。要严格按照撰写提纲的要求来写,既不能过分发挥也不能自行简化,更不能将申请别的部门的申请书内容直接拷贝过来而不加修改。如果不注意规范填写,评审专家会给出“只有负责人的简历而没有其他成员的信息”、“所列发表论文情况不规范”等评语。

十二、承担科研项目情况

除了青年基金等项目外,其他类型项目通常要求列出申请人和项目组主要参与者正在承担的科研项目情况。既然是限定在“正在承担”的项目,就是目前在研尚未结题的项目,其目的一是看看申请的项目是否存在重复资助的现象,另外也可以看看申请人和项目组主要参与者是否承担了太多了的项目而没有时间和精力投入到本申请项目中。因此,在这个部分如果写出太多的项目肯定不一定有利,但如果不诚实填写而被评审专家发现,也会起到不好的作用,评审专家给出“隐匿所承担的项目情况”就麻烦了。项目太多的申请人固然有这方面的顾虑,但项目太少的人也容易出现问题,为了让评审专家觉得自己有主持科研项目的经历,把已经结题的项目也列出了,让人感觉不按照撰写提纲来写,反而不一定起到正面作用。

十三、完成自然科学基金项目情况

完成自然科学基金项目情况是给基金委管理人员和评审专家参考的一个指标,如果申请人原来承担过基金项目,那么过去做得如何,对评审专家了解申请人的能力和信誉是一个参考指标。同时也可以看一看现在的申请项目与前期工作是不是有联系。因此,如果前期完成了基金项目,可以在这个部分将成果展示一下。但是,在相关成果的详细目录中,最好不要出现未发表的论文目录,因为未发表也没法评判,反而让人觉得有不实的成分。

十四、经费申请说明要详细而合理

因为在申请书的前面有一个“经费申请表”,而且申请书的正文撰写提纲“经费申请说明”中也仅写明“购置5万元以上固定资产及设备等,须逐项说明与项目研究的直接相关性及必要性”,因此,很多申请人往往忽略了这个部分。依托单位基金管理人员因此要耐心地告诉申请人需要补充这一部分,而且应该是将每一科目的详细计算依据和说明写出来。比如稳定碳同位素分析费用,200元/样品,需要200个样品分析满足需求,则总预算为4万元。详细的计算依据和说明,是评审专家判断经费预算是否合理的前提条件,“经费申请表”是一个概算说明,正文中的“经费申请说明”才是详细的说明,因此这个部分不仅不能省略,还应该做到合理、明晰和准确。

十五、其他附件清单和附件材料

其他附件材料指一些特殊情况下申请人需要提供的证明材料,如在职研究生申请的导师同意函、既无高级职称又无博士学位的申请人提交的推荐信等。如果项目组参与者中有国外研究结构的人员,其本人没法在申请书中签字,应该提供一个有其本人签名的证明函,包括同意参与该申请项目,并承担具体的研究工作。以传真件(复印件)或者原件附在申请书的后面作为证明。

申请重点项目,通常指南要求附上5篇代表性论著的首页,这是看看申请人是否具备一定的科研能力。因此在申请书打印出来之后,一定记得附上5篇论著的首页复印件,这是依托单位基金管理人员审核内容之一,如果因为遗忘了这个部分被初筛,也太冤枉了。

十六、申请人签字、盖章必不可少

基金委的管理非常规范也非常严格,因此申请人在将申请书纸质材料交到依托单位基金管理人员之时,应该特别注意检查申请人、项目组主要成员是否都有亲笔签字;依托单位公章和合作研究单位公章是否齐全且符合要求。这一部分尽管看似简单,但忙中出错的几率还是有的,这就要求基金管理人员认真负责、耐心细心,发现问题及时补正,否则因为这么一个不该有的失误耽搁一年,申请人会懊恼很久。

十七、合理利用回避权利,争取更大程度的公平公正评审结果

申请人在提交申请书的时候,如果有想回避的人员,应该与依托单位的基金管理人员沟通,提出希望回避的、最多不超过3个人的人员信息(包括姓名与单位等),然后装入信封,再将它订在申请书的首页,随申请书一起由依托单位提交到基金委。申请人希望回避的人员,通常是私人关系不好(或因学术争论而形成个人矛盾),或者存在学术竞争或有利害关系的人员,因此申请人提出回避申请也是保证最大限度的公平公正评审结果的合理选择。此外,还有一种常见的情况也可以合理利用回避权利,就是申请人对往年评审专家的评语感觉完全不可接受,这一方面可能是评审专家不懂项目的核心内容,另一方面可能是评审专家与申请人对预期成果的评判完全不同。不管怎样,如果申请人感觉某一位评审专家的评审意见根本不是客观公正的,那么也可以将这个评审意见全文拷贝出来贴在回避申请里,并提出合理请求要求回避这个评审专家,即使不知道这个专家倒底是谁,但基金委学科管理人员在觉得要求合理的情况下,一般都会考虑换一个专家。

综合以上这些内容可以发现,如果一份申请书能够做到申请人提前酝酿、构思,科学问题抓得准,研究内容和研究方案明确可行,并且在内容和形式方面都很规整,那么顺利通过函评的可能性就比较高。在这个过程中,依托单位基金管理人员的审核和指导,申请人的配合和理解,将形成良性互动,一方面有助于提高申请人的认识理解、提升申请书的质量,另一方面也会提高整个单位的资助率、让管理人员心里有一种成就感。如此良性循环下去,科研人员会越来越有信心撰写出高质量的申请书,而管理人员也在卓有成效的工作上心甘情愿地做好服务工作,单位进入一个良好的轨道运行。
国家自然科学基金是中国支持基础研究和应用基础研究的主渠道,同时也是全国广大科研人员赖以生存和发展、获得学术成长的最重要的资助来源。除了“杰出青年基金”、重点项目等资助名额有限的项目之外,基金委的面上基金、青年基金因为覆盖面广、获资助者多,是与广大普通科研人员最密切相关的项目,同时也是获得认同感最高的项目类型,被中国科学界视为公平、公正的资助体系。

基金申请既然是最公平公正的,那么申请书的质量就是决定成败的最关键因素。而申请书的质量,其实质反映在科学问题是否凝炼到位,研究内容和研究目标是否切中科学问题,技术路线和研究方案是否具体可行,申请人是否具有前期良好的研究基础,研究条件是否具备等各方面的综合体现。申请书是科研人员根据自己的研究基础和思考进行撰写的,是基金申请的主体,但是,依托单位的基金管理人员在基金申请书的审核阶段也可充分发挥主观能动性,一方面为基金申请书的真实性把关,另外一方面可以根据自身的经验给申请人特别是年轻的科研人员提出修改意见,完善申请书的内容和形式,提高成功率。

作者本人曾经经历过四个角色(基金申请人、基金委兼聘人员、基金申请书函评专家和依托单位基金管理人员),对基金申请和评审过程有一些心得体会。作为基金申请人,经历过前两次申请均无功而返但最终“事不过三”,在第三次申请时终于申请成功;作为基金委兼聘人员,曾经参与过基金委基金管理的全过程,对申请书审核、专家遴选、综合排名等过程比较清楚;作为基金申请书函评专家,对评审和评语撰写有自己的理解;作为依托单位基金管理人员,对申请书的审核、提交、基金过程管理比较熟悉。正因为自己的经历比较丰富,所以作为一个依托单位基金管理人员,常常在审核本单位提交的申请书时容易“错位”,不仅对申请书的形式负责,还对申请书的内容和质量比较在乎,常常提出一些修改意见。这样做虽然增加了自己的工作量,但是成效还比较显著。通过2008-2011年4个年头依托单位基金管理人员的工作,现将在基金申请书审核过程中发现的常见问题、需要注意的事项归纳总结如下。为便于叙述,特以一份申请书为蓝本从头到尾进行阐述。

一、仔细阅读项目指南和申请书撰写提纲

一年一度的《项目指南》,是基金委资助思路和政策的体现,因此认真阅读“申请须知”和“限项申请规定”以及欲申请项目类型的情况介绍,对于申请人来说,了解限项规定和资助强度等信息对撰写申请书非常重要,不能忽略不看。对于依托单位基金管理人员来说,则更是掌握政策、全面把关的根本,因此,每年的《项目指南》出版后,管理人员都应该通读一遍,对“申请须知”和“限项规定”了如指掌,对每一类型项目的具体要求心中有数。这样,才能在审核申请书时有根有据。前几年,基金委对限项规定比较复杂,导致管理人员和科研人员把握不准,从2011年开始,基金委对限项规定进行了大幅度精简,掌握政策相对而言简单了很多。

基金委现在资助的项目类型分为研究项目类、人才项目类和环境条件类等三个大类20多个小类,因此每一类的申请书内容要求就不可能一样。在开始撰写申请书之前,依托单位管理人员可以将每一类申请书的撰写提纲打印出来,以备审核基金申请书撰写是否规范时查阅。2011年基金申请书上明确写明“在撰写过程中,不得删除系统已生成的撰写提纲”、“本要求将作为申请书正文撰写是否规范的评判依据”,这样做的目的,一是规范了申请书的形式,二是可以让评审专家根据提纲来更好地判断申请人是否按要求进行了撰写(如申请人简介里除了申请人本人以外其他项目组成员的情况是否齐全等)。

二、认真准确填写基本信息表,高度重视摘要撰写

基本信息表不是申请书的正文,但却是一个很重要的组成部分。依托单位管理人员通常要关注“职称”填写对不对,不能填报虚假信息,否则一旦被举报填写不实,基金委会做出处罚的。常见的错误是将“博士后”填写为“助理研究员”等。“每年工作时间(月)”填写也要讲究技巧,既不能填得太满(12个月),也不能填得太少(<4个月),如果申请人的项目不太多,任务不饱和的话,填8个月左右比较合适。

另外一个容易出问题的地方是“合作研究单位信息”。如果项目组主要参与者中出现了非本单位人员名单,那么就必须将该单位视为合作研究单位,要在这个地方选择或者填写单位的相关信息。在基金委注册的依托单位必须填写与注册单位公章一致的名称,比如“吉林大学”,而不能填写“吉林大学地球科学学院”。如果不是在基金委注册的依托单位,则必须填写单位的全称并保证与法人单位公章一致。

   项目基本信息这一栏中,重要的是要根据《项目指南》选择好“亚类说明”和附注说明。另外一个值得重视的是要选择好申请代码。第一个申请代码是决定了申请书投递到哪个学部的某一学科来受理评审,是最重要的选择。不同的学科竞争激烈程度不同,同样一份申请书,在某一学科可能因为申请书质量都比较高,竞争激烈而难以提交到会议评审,但如果换一个竞争稍微弱一点儿的学科,就很可能被提交到会议评审了。所以,申请代码1的选择要特别重视,可能的话可以打听一下各学科的竞争程度。申请代码2相对而言就不是那么重要了,最多会在遴选同行专家时参考。

“摘要”是对申请书的高度概况,包括选题的依据、研究的主要内容与目标,研究的方案和路线,以及预期的成果与意义等等。很多申请人不太重视“摘要”的撰写,其实这一短短的400字信息非常重要。有些比较有名的专家一年会收到近30份的申请书,让他们从头到尾将每一份申请书都认认真真地看完,既不现实也不可能。因此,这短短的摘要就显得异常重要,根据摘要函评专家就可以大概知道这份申请书想做什么,能不能做,有多大意义。而且专家在写评审意见时,很大程度上也会参考摘要内容,因此,在这里多费点儿功夫,将申请书的精华浓缩在一起,不仅是对自己的锻炼也有助于专家的评审。

最后,科研人员常常犯的错误是关键词之间不是按照要求用分号(;)分开,而是想当然的用逗号(,),这个虽然不是什么大事,但往往却要基金管理人员指出来进行修改,既浪费时间又浪费纸张。

三、项目组主要参与者要填写准确,与申请人简介部分要呼应

“项目组主要参与者”表中需要注意总人数是根据高级、中级、初级、博士后、博士生、硕士生等数据自动统计的,但常常出现的情况是表中填的人员少,而统计的数据多,究其原因是实名的参与者人数较少,担心被评队伍薄弱,就在研究生一格多填点儿数。其实,这两者应该是一致的。此外,为便于评审专家核对参与者的信息,表中姓名的排序与申请人简介中应该顺序一致。

四、经费申请表填写清楚,注意管理费的计算技巧

经费申请表,是评审专家评判经费设计是否合理的第一印象,申请人要根据科研任务的需要实事求是的填写。需要注意的是在每一笔经费后面要附上简短的计算依据与说明,“备注”一栏不能为空。其次就是要注意“国际合作与交流费”、“劳务费”是有上限规定的,不同类型的项目规定不同,要根据基金委的规定填报。最常见的问题是在“管理费”上,基金委规定管理费的上限为5%,一般的单位估计都是以上限来要求的。这个5%是指总经费的5%,也就是说是“合计”的5%,但很多申请人通常是认为是“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和的5%,结果造成管理费总是超过“合计”的5%。这个其实有一个小技巧,就是在大体确定了“研究经费”、“国际合作与交流费”、“劳务费”三者之和后,将总申请经费确定下来,再乘以5%将管理费确定下来,微调一下研究经费中的某一科目,所有数据就比较一致了。

五、项目的立项依据是立项的根本,突出科学问题且简洁明了很重要

每一个申请人在申请基金之前都需要回答“3W”问题(Why—为什么要申请基金项目,即为了解决某一科学问题,这是选题依据;为什么要解决该科学问题,有什么科学意义?这是立论依据;What—为了解决该科学问题,应该做什么?这是研究目标和研究内容;How—如何做?这是研究方案和技术路线)。如果申请人能够很好地回答“3W”问题,那么申请书写起来就不费劲,而如果没有充分思考,那么很可能会出现:(1)对创新性科学问题把握不准,对选择研究的科学问题缺乏有效的论述,导致研究目标不明确;(2)对拟开展的研究工作缺少清晰的构思,也没有准确地提出拟解决的关键科学问题,使人怀疑申请人是否可以解决问题;(3)对拟采取的研究方案和技术路线缺少可行性论证,特别是对拟使用的仪器设备是否落实缺少说明,使评审专家难以确定其可行性;(4)对申请项目拟定的预期成果过高、过多,评审专家基于研究队伍以往的学术积累、学术信用提出疑问,认为其难以实现预定目标;(5)经费预算不严谨,有时为了达到申请强度而拼凑预算经费,与研究方案中的设计不相称,与实际经费需求差距过大。

项目的立项依据是决定申请是否能够立项的根本。基金资助的是基础研究和应用基础研究,因此是针对科学问题而不是技术问题来进行资助,所以,找准科学问题,围绕科学问题来设计研究内容和研究方案是获得立项的前提条件。但是,科学问题有大有小,基金委坚持有限目标的资助方式,即使是重点项目也不能提太大的科学问题,资助面更广的面上项目,则更是要具体到一个明确的科学问题,切忌题目太大,研究内容过多,否则评审专家会给出一句“研究内容和研究目标太大,难以完成,不予资助”。

在立项依据的撰写过程中,应该首先提出存在的科学问题,然后阐述国内外针对这一科学问题的研究现状,再根据前人的问题提出自己的解决思路。在国内外研究现状的撰写过程中,经常看见一些申请书人为地将科学问题和研究现状割裂开来进行撰写,其主要表现是先提出一个未解决的科学问题,然后将国外同行和国内同行做过的相关工作像写读书报告一样罗列出来而没有任何评论或者归纳总结。这种写法,虽然让评审专家知道申请人看过了很多文献,但却无法说服专家相信申请人已经知道了前人的优劣,从而对申请人的立项依据是否充分存有怀疑。一个好的立项依据,应该是针对存在的科学问题,高度概括国内外同行对这一科学问题做了某一或某些方面的工作,但仍然因为某种原因而没有解决,从而提出自己对这一问题的思考和解决思路(切入点和创新性的体现)。这样写,评审专家会觉得申请人既抓准了科学问题,又对国内外研究现状非常了解,在此基础上提出的立项依据是站得住脚的。

申请人在撰写立项依据的时候,除了要清晰地阐述拟研究的科学命题之外,还可以采取合理的、醒目的论述方式,包括重要的句子加黑加粗,明确拟开展研究工作的地区,提供研究区的图件、照片等资料。总之,申请人要站在评审专家的立场上去撰写申请书,让评审专家可以更准确、高效地把握和理解申请人的选题。

在申请书提交到科技处审核的时候,依托单位基金管理人员会面对着大量的申请书,并且通常是在截止时间之前几天集中送来,因此很多时候基金管理人员没有太多的时间仔细看申请书的内容,更多的注意力是放在形式审查上,但如果能够从头到尾将申请书看一遍,特别是针对立项依据的撰写提出中肯的意见,对年轻的科研人员来说可能会起到“四两拨千斤”的作用,一旦领悟、受益终身。

六、项目的研究内容、研究目标,以及拟解决的关键科学问题要清楚

项目的研究内容和研究目标,是一个申请书的主体部分。科学问题抓准了,国内外的研究现状也清楚之后,如何通过自己的研究去解决科学问题就是这部分应该阐述的内容。任何一项研究都有一个研究目标,但要达到这个目标是要通过几个方面的工作(研究内容)才能完成的。因此,针对科学问题而设计的研究目标,以及为达到这个目标而设计的研究内容是一个互为关联的有机整体。在撰写的时候要有层次感和递进感,要给评审专家一个深刻印象即研究内容都是围绕研究目标而设计的,而完成这些任务之后就能够为解决存在的科学问题提供帮助。

“拟解决的关键科学问题”是否能抓准也是申请人能力的体现。围绕研究目标开展的几个方面的研究内容,哪1-2个问题是对完成任务达到预定目标来说是最关键、最难以突破的问题。比如,要根据某一湖泊沉积物来反演过去1万年来的高分辨率古气候变化,定年问题可能就是最关键的科学问题,因为年龄不准,反演的时间就不准,难以与别的记录进行对比。因此,根据各申请项目的实际情况,找出最困难而不得不突破的科学问题就能写好这部分内容。千万不要将研究内容重复一遍或者将只要去做实验分析就能得到结果的研究内容列为“拟解决的关键科学问题”,否则会让评审专家感觉申请人抓关键问题抓不准。

总之,研究内容、研究目标和拟解决的关键问题,体现的是申请人解决科学问题的学术思路。包括:需要用基金资助的经费去做哪些主要的研究工作(需要具体阐述,不能笼统);具体的研究对象是什么(是否适合开展此项研究);具体做哪些研究,可能会做到什么程度(根据所涉及的研究内容,拟达到什么样的研究目标,研究目标不是越高越好);拟解决的关键问题(关键的突破口)。如果按照这个思路写下来,就非常具体而清晰,如果不这么写,评审专家就会给出“研究内容不具体”或者“太简单,内容空泛”;“关键科学问题不明确”;“科学思路不清楚”等评语。

七、拟采取的研究方案及可行性分析要具体

一份好的申请书,在有了顶层设计之后,剩下的就是让评审专家觉得申请人能做好、能完成任务。因此,拟采取的研究方案一定要具体且让人感觉切实可行。

研究方案和技术路线的撰写一定要紧紧围绕研究内容来写,每一个研究内容通过哪几个方面的实验分析去完成,包括用到的方法和理论基础、需要的仪器型号和实验流程、测试分析的样品数量和分析地点等信息都尽可能写详细一些。有些申请书这个部分写得非常简略,通常是几句话就带过去了,让评审专家不知道他倒底去哪里测试分析,分析的理论基础是否可行,分析的数量是否满足需求。因此,这部分如果不详细阐述,就通常会得到“研究方案不具体”、“技术路线粗略”、“关键仪器设备不落实”等评语。此外,这部分内容与经费预算其实是紧密相关的,做多少分析才能预算多少经费,如果没有一个数量的表述或者数量有误,评审专家还会给出“分析/试验内容与经费预算不匹配”的评语。

八、本项目的特色与创新之处要画龙点睛、简单明了

很多人写申请书,生怕别人看不明白,将项目的特色和创新之处从立项依据到研究内容、研究方案等等重复一遍写得太多、太复杂。其实,这部分内容应该尽量写得精炼一点儿,一个申请书有2-3个特色和创新之处就很不错了,多了就让人觉得不是创新或者太平淡了。另外,评审专家在撰写评语时,通常要参考这部分内容,因此,申请人自己将申请书的精华凝炼出来,其实也有助于评审专家去写评语,如果自己都整理不清楚,非得让评审专家去慢慢抠出来,对评语的撰写不一定有利。

九、年度研究计划及预期研究成果要实事求是

年度研究计划要根据研究工作的预期计划进行撰写,虽然申请人常常不把这个当成重点而且写得有点儿“八股”风范,但是写得通顺流畅而不做作才是本事。其实一个好的研究计划应该是根据研究方案和路线来写,最终的目的是通过几年的研究工作,完成研究内容达到研究目标。所以,围绕这个中心来安排年度计划才是让人觉得可行的。如果照抄别人的“第一年上半年收集整理文献、准备……”,实在是让人感觉是为了凑时间和凑文字在写。

另外,虽然科学探索允许失败,但是自然科学基金资助的毕竟是基础研究和应用基础研究,因此,研究结果总得让人感觉可量度可考核,因此,预期发表**篇论文(包括SCI论文、中文核心期刊论文等)、取得几个软件著作权或者专利的情况还是要写出来,含混不清的表述给人印象不好,至少让人觉得投入几十万,科研成效比较低的话还是不资助了。当然,预期成果要根据前期基础和工作潜力来适度表述,预期成果写得太多也不好,以免最终达不到目标。

十、工作基础与工作条件

此部分主要是看申请人前期是否做过相关的工作,具有前期的工作积累经验。另外还要看看研究方案和技术路线中设计的实验条件、仪器平台等是否满足要求。因此,可以将前期与申请项目相关的工作经历进行简单的阐述。而工作条件则要紧扣申请项目的研究内容与研究方案设计所需的实验条件去写,有些人简单地罗列研究单位所有的实验仪器,既没必要也没扣题,效果不一定好,所以最好是将完成项目研究内容所需的实验条件进行一一阐述就好。总之,这两部分简明扼要地阐述清楚就行,一页纸足够了。

十一、申请人简介要按照要求完整而详细列出

除了青年基金等项目外,大部分类型的项目在“申请人简介”部分要求列出项目申请人和项目组主要参与者的情况。这一部分的目的一是让基金委管理人员和评审专家认识了解申请人和参与者的情况,另一方面也是为了基金委管理人员遴选评审专家时起到回避与项目申请人和参与者有关系的评审专家作用。在这个部分要求申请人和参与者的信息要完整,包括学历和工作简历,这样曾经学习和工作过的地方的评审专家是需要回避的。主要论著目录和获得的学术奖励情况要求列出所有作者名字和所有获奖人员名单,其目的也是为了列出所有与申请人和参与者曾经共同发表过论文和合作过的人员,供挑选评审专家时回避人员所用。申请人往往不按照基金委的要求将所有参与者(特别是博士生、硕士生)的信息都完整地写出来,或者不将论文的全部作者列出来,因此,依托单位基金管理人员就要严格按照要求提醒申请人将此部分写完整,并且参与者的顺序应该与“项目组主要参与者”表中列出的顺序一致。此外,有些申请人会因为前期发表的论著较少,感觉份量不足,就将一些审稿中或刚投稿的论文题目也列出来,这个会给评审专家一个不好的印象,感觉是在凑成果,还不如不写,即使是有接收待刊的论文,如果不附上证明材料,别人也没法评判,所以应该尽量减少这些不加分的内容。

总之,此部分内容是体现申请人的学术积累、学风和学术信誉,必须客观和实事求是。要严格按照撰写提纲的要求来写,既不能过分发挥也不能自行简化,更不能将申请别的部门的申请书内容直接拷贝过来而不加修改。如果不注意规范填写,评审专家会给出“只有负责人的简历而没有其他成员的信息”、“所列发表论文情况不规范”等评语。

十二、承担科研项目情况

除了青年基金等项目外,其他类型项目通常要求列出申请人和项目组主要参与者正在承担的科研项目情况。既然是限定在“正在承担”的项目,就是目前在研尚未结题的项目,其目的一是看看申请的项目是否存在重复资助的现象,另外也可以看看申请人和项目组主要参与者是否承担了太多了的项目而没有时间和精力投入到本申请项目中。因此,在这个部分如果写出太多的项目肯定不一定有利,但如果不诚实填写而被评审专家发现,也会起到不好的作用,评审专家给出“隐匿所承担的项目情况”就麻烦了。项目太多的申请人固然有这方面的顾虑,但项目太少的人也容易出现问题,为了让评审专家觉得自己有主持科研项目的经历,把已经结题的项目也列出了,让人感觉不按照撰写提纲来写,反而不一定起到正面作用。

十三、完成自然科学基金项目情况

完成自然科学基金项目情况是给基金委管理人员和评审专家参考的一个指标,如果申请人原来承担过基金项目,那么过去做得如何,对评审专家了解申请人的能力和信誉是一个参考指标。同时也可以看一看现在的申请项目与前期工作是不是有联系。因此,如果前期完成了基金项目,可以在这个部分将成果展示一下。但是,在相关成果的详细目录中,最好不要出现未发表的论文目录,因为未发表也没法评判,反而让人觉得有不实的成分。

十四、经费申请说明要详细而合理

因为在申请书的前面有一个“经费申请表”,而且申请书的正文撰写提纲“经费申请说明”中也仅写明“购置5万元以上固定资产及设备等,须逐项说明与项目研究的直接相关性及必要性”,因此,很多申请人往往忽略了这个部分。依托单位基金管理人员因此要耐心地告诉申请人需要补充这一部分,而且应该是将每一科目的详细计算依据和说明写出来。比如稳定碳同位素分析费用,200元/样品,需要200个样品分析满足需求,则总预算为4万元。详细的计算依据和说明,是评审专家判断经费预算是否合理的前提条件,“经费申请表”是一个概算说明,正文中的“经费申请说明”才是详细的说明,因此这个部分不仅不能省略,还应该做到合理、明晰和准确。

十五、其他附件清单和附件材料

其他附件材料指一些特殊情况下申请人需要提供的证明材料,如在职研究生申请的导师同意函、既无高级职称又无博士学位的申请人提交的推荐信等。如果项目组参与者中有国外研究结构的人员,其本人没法在申请书中签字,应该提供一个有其本人签名的证明函,包括同意参与该申请项目,并承担具体的研究工作。以传真件(复印件)或者原件附在申请书的后面作为证明。

申请重点项目,通常指南要求附上5篇代表性论著的首页,这是看看申请人是否具备一定的科研能力。因此在申请书打印出来之后,一定记得附上5篇论著的首页复印件,这是依托单位基金管理人员审核内容之一,如果因为遗忘了这个部分被初筛,也太冤枉了。

十六、申请人签字、盖章必不可少

基金委的管理非常规范也非常严格,因此申请人在将申请书纸质材料交到依托单位基金管理人员之时,应该特别注意检查申请人、项目组主要成员是否都有亲笔签字;依托单位公章和合作研究单位公章是否齐全且符合要求。这一部分尽管看似简单,但忙中出错的几率还是有的,这就要求基金管理人员认真负责、耐心细心,发现问题及时补正,否则因为这么一个不该有的失误耽搁一年,申请人会懊恼很久。

十七、合理利用回避权利,争取更大程度的公平公正评审结果

申请人在提交申请书的时候,如果有想回避的人员,应该与依托单位的基金管理人员沟通,提出希望回避的、最多不超过3个人的人员信息(包括姓名与单位等),然后装入信封,再将它订在申请书的首页,随申请书一起由依托单位提交到基金委。申请人希望回避的人员,通常是私人关系不好(或因学术争论而形成个人矛盾),或者存在学术竞争或有利害关系的人员,因此申请人提出回避申请也是保证最大限度的公平公正评审结果的合理选择。此外,还有一种常见的情况也可以合理利用回避权利,就是申请人对往年评审专家的评语感觉完全不可接受,这一方面可能是评审专家不懂项目的核心内容,另一方面可能是评审专家与申请人对预期成果的评判完全不同。不管怎样,如果申请人感觉某一位评审专家的评审意见根本不是客观公正的,那么也可以将这个评审意见全文拷贝出来贴在回避申请里,并提出合理请求要求回避这个评审专家,即使不知道这个专家倒底是谁,但基金委学科管理人员在觉得要求合理的情况下,一般都会考虑换一个专家。

综合以上这些内容可以发现,如果一份申请书能够做到申请人提前酝酿、构思,科学问题抓得准,研究内容和研究方案明确可行,并且在内容和形式方面都很规整,那么顺利通过函评的可能性就比较高。在这个过程中,依托单位基金管理人员的审核和指导,申请人的配合和理解,将形成良性互动,一方面有助于提高申请人的认识理解、提升申请书的质量,另一方面也会提高整个单位的资助率、让管理人员心里有一种成就感。如此良性循环下去,科研人员会越来越有信心撰写出高质量的申请书,而管理人员也在卓有成效的工作上心甘情愿地做好服务工作,单位进入一个良好的轨道运行。